El evento de la oficina se organizó muy bien. Elegiste el restaurante, confirmaste la cantidad de personas, realizaste la orden antes de la fecha límite. Y, de alguna manera, cuando llegó la factura, era $300 más de lo que presupuestaste.
Ocurre más de lo que debería. La mayoría de las órdenes de catering para oficinas tienen un precio cotizado, pero la cifra final varía debido a cambios de última hora en el número de personas, adicionales, gastos de envío que no se habían detallado y nuevas órdenes realizadas esa misma mañana. El sistema que sustenta la orden es tan importante como la propia orden, y la mayoría de los equipos carecen de él.
Hay tres ajustes que pueden solucionarlo, y ninguno de ellos requiere empezar desde cero; se basan en lo que probablemente ya estás haciendo.
1. Empieza con una cotización por persona antes de realizar una orden
Las órdenes de catering suelen superar el presupuesto antes de siquiera comenzar. Eso ocurre cuando el presupuesto no es lo suficientemente específico desde el principio. "Mantenlo razonable" no es un número. "Alrededor de $20 por persona" lo es, pero solo si se establece antes de realizar la orden, no si se decide después de ver la factura.
Un punto de partida práctico es segmentar el gasto de catering por tipo de ocasión en lugar de intentar aplicar un solo número a todo. Una comida de trabajo para un equipo interno tiene unas expectativas diferentes a las de un evento dirigido a clientes o una reunión general de la empresa. Intentar ajustar ambos a la misma tarifa por persona suele significar que a uno se le atiende en exceso y al otro se le trata como si fuera una idea de última hora.
Aquí tienes un punto de partida que sirve para equipos de casi cualquier tamaño:
Almuerzo interno de trabajo: entre $15 y $20 por persona. Funcional, satisfactorio, sin complicaciones.
Celebración con todo el personal o por equipos: entre $20 y $30 por persona, hay margen para ofrecer un poco más de variedad y cantidad.
Eventos para clientes o ejecutivos: a partir de $30 por persona. La presentación importa aquí: los menús, el empaquetado y la variedad influyen en esa cifra.
El catering de desayuno suele ser más bajo en general. Si haces una sesión de incorporación o una reunión para empezar la mañana, entre $12 y $18 por persona suelen ser suficientes para hacerlo bien.
Independientemente de los niveles que establezcas, incluye un margen del 10 % o del 15 % en cada orden para cubrir necesidades nutricionales, confirmaciones de asistencia de última hora y cambios en el número de personas que puedan surgir la misma mañana. Realizar una nueva orden el mismo día del evento cuesta más que ordenar un poco de más por adelantado, tanto en dinero como en el tiempo que tendrás que dedicar a organizarlo.
Otra cosa que brinda tener un presupuesto por persona es la base para conversar con los líderes. Cuando el catering para eventos de oficina se ajusta a un presupuesto corporativo específico para cada ocasión, las aprobaciones se agilizan y resulta más fácil justificar los aumentos presupuestarios.
2. Centraliza tus órdenes de catering para reducir costos ocultos
Aquí hay un costo que no aparece en ninguna factura: la hora que pasaste el martes pasado buscando un correo electrónico de confirmación de un restaurante que no acepta órdenes de catering a través de una plataforma, sino solo por teléfono y únicamente entre las 10 a. m. y las 2 p. m.
Los administradores que gestionan el catering para 30, 50 o 100 personas suelen hacerlo combinando relaciones directas con restaurantes, una o dos plataformas, una bandeja de entrada compartida y un grupo de mensajes de texto que se ha convertido en la notificación menos favorita de todos. Cada canal crea fricción. Y la fricción, con el tiempo, se convierte en dinero real. Horas de coordinación, tarifas de entrega duplicados, órdenes que llegan mal porque la comunicación se hizo por teléfono y nuevas órdenes de última hora que cuestan más que la original.
Centralizar tus órdenes de catering soluciona más que el problema de coordinación. Te ayuda a:
Consolidar la facturación y evitar que tu equipo financiero tenga que buscar recibos en cuatro historiales de órdenes diferentes.
Filtrar por necesidades nutricionales. Dejas de ordenar de más “por si acaso” alguien es vegetariano y ordenas más o menos lo que la gente va a comer realmente.
Mantener un registro de tu historial de órdenes. Lo que gastaste, lo que ordenaste y cuándo; los datos que hacen que cada orden futura sea más fácil de justificar.
Ordenar directamente en restaurantes parece más barato por artículo. A veces lo es. Pero el hecho de que “salga más barato por artículo” no tiene en cuenta los gastos de coordinación: las idas y vueltas para confirmar el número de personas, la llamada telefónica para ajustar las orden la misma mañana, o el momento en que te das cuenta de que la franja horaria de entrega y la hora de inicio de la reunión no coinciden. Si se tiene en cuenta el costo total de gestionar una orden de catering, la diferencia de precio suele reducirse o incluso desaparecer por completo.
La centralización también te ofrece algo más difícil de cuantificar, pero igual de valioso: una única fuente de información fiable sobre lo que realmente le cuesta a tu empresa el catering de la oficina. Esa cifra, con un seguimiento constante, es lo que al final te permite conseguir más presupuesto o defender el que ya tienes.
3. Dedica 15 minutos luego de cada evento para que tu próxima orden de catering sea más barata
Todas las órdenes de catering suelen partir del mismo punto: un presupuesto en blanco y un vago recuerdo de cuánto costó la última vez. Se tienen en cuenta los mismos proveedores, se hacen las estimaciones de personas y las conjeturas se disfrazan de presupuesto. Lo que significa que los mismos errores se repiten en todos los eventos del año.
Una revisión posterior al evento no tiene por qué ser un proceso formal. Quince minutos luego de un evento, mientras aún está fresco, es suficiente. Lleva un registro continuo con tres columnas:
Tipo de evento
Presupuesto estimado
Gasto real.
Añade una cuarta columna si quieres llevar un control de la comida que sobra: es un indicador fiable del exceso de órdenes y, con el tiempo, te mostrará exactamente qué tipos de eventos están inflando tus costos por persona.
Lo que buscas luego de unos meses de datos son los patrones. Quizás los almuerzos con clientes siempre te salen por debajo del presupuesto porque te has vuelto muy hábil en eso. Quizás los eventos en los que participan todos los empleados siempre superan un 25 % más de lo previsto porque las estimaciones de asistencia no son fiables y el margen de tiempo que se deja no es suficiente. Esas no son cosas que notarías orden por orden. Aparecen en el registro.
Otra ventaja de tener el hábito de revisar con regularidad es que te proporciona algo concreto que puedes presentar a los líderes. Cuando puedes mostrar tres cuartas partes del gasto en catering por tipo de evento (qué funcionó, en qué se sobrepasó el presupuesto, cuáles son los patrones), estás justificando el presupuesto con datos concretos.
Cuando tengas datos de varios trimestres, utilízalos para diseñar un programa de almuerzos en la oficina basado en lo que tu equipo ordena realmente.
Cómo DoorDash para empresas te ayuda a gestionar tu presupuesto para el catering
Una vez que dispones de un objetivo por persona y por evento, un único lugar para ordenar y un registro posterior al evento, la pregunta es qué parte de todo ello gestionas manualmente y qué parte funciona de forma automática.
DoorDash para empresas se encarga de las tareas que suelen consumir mucho tiempo administrativo: el control del presupuesto por tipo de evento, los filtros nutricionales que reducen las órdenes excesivas y el historial de órdenes consolidado de todos los eventos. Los datos que necesitas para tu revisión posterior al evento ya están ahí y están centralizados.
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Preguntas frecuentes
¿Cómo presupuestas los eventos de catering en la oficina?
Antes de nada, fija un número. Segmenta ese número por tipo de evento: las comidas de trabajo internas, los eventos para toda la empresa y las comidas con clientes requieren cada uno un rango diferente. Incluye un margen del 10 % al 15 % en cada orden para cubrir necesidades nutricionales y cambios de última hora en el número de personas, y compara el gasto real con el estimado después de cada evento para que tus objetivos sean cada vez más precisos.
¿Cómo gestionas y controlas los gastos de catering en varios eventos de oficina?
Un sencillo registro de gastos con tres columnas (tipo de evento, presupuesto estimado y gasto real) es suficiente para empezar a recopilar datos útiles. Al cabo de unos meses, empiezan a surgir patrones: qué tipos de eventos superan el presupuesto constantemente, en qué casos las estimaciones de asistencia no son acertadas y qué formatos vale la pena repetir. Esos datos también facilitan las conversaciones sobre el presupuesto con la dirección, ya que se presentan cifras reales, no estimaciones.
¿Es más barato contratar el catering para eventos en la oficina directamente a través de un restaurante o a través de una plataforma?
Las órdenes directas a restaurantes pueden parecer más baratas por artículo, pero esa cifra no tiene en cuenta los gastos de coordinación: las idas y vueltas para confirmar el número de personas, los ajustes que hay que hacer la mañana del evento y las órdenes de última hora cuando llega algo que no es lo que se había ordenado. Cuando se tiene en cuenta el costo total de gestionar una orden de catering, la diferencia entre las órdenes directas y aquellas realizadas a través de una plataforma suele reducirse considerablemente.
