L’événement au bureau a été bien planifié. Vous avez choisi le restaurant, confirmé le nombre de participants, passé la commande avant la date limite. Et d’une façon ou d’une autre, quand la facture est arrivée, c’était 300 $ de plus que ce que vous aviez budgété.
Ça arrive plus souvent que ça ne devrait. La plupart des commandes avec service de traiteur de bureau ont un prix indiqué, mais le chiffre final change avec des modifications tardives dans le nombre d’employés, des ajouts, des frais de livraison non détaillés et des commandes additionnelles passées le matin même. Le système derrière la commande compte autant que la commande elle-même, et la plupart des équipes n’en ont pas.
Trois ajustements peuvent régler cela, et aucun ne nécessite de repartir de zéro; Ils s’appuient sur ce que vous faites probablement déjà.
1. Commencez avec un budget par personne avant de passer une commande
Les commandes avec service de traiteur dépassent généralement le budget avant même que quelqu’un ne parle à un fournisseur. Cela arrive quand le budget n’est pas assez précis dès le départ. « Rester raisonnable » n’est pas un chiffre. « Environ 20 $ par personne » l’est, mais seulement si ce montant est fixé avant de passer la commande, et non calculé après coup à partir de la facture.
Un bon point de départ consiste à segmenter vos dépenses en traiteur selon le type d’occasion, plutôt que d’essayer d’appliquer un seul montant à tout. Un dîner de travail pour une équipe interne n’a pas les mêmes attentes qu’un événement avec des clients ou qu’une réunion générale de l’entreprise. Essayer d’imposer le même coût par personne aux deux entraîne généralement un excès de nourriture pour l’un, tandis que l’autre donne l’impression d’avoir été bâclé ou traité comme une considération secondaire.
Voici un point de départ qui tient la route pour la plupart des tailles d’équipe :
Dîner de travail interne : 15 à 20 $ par personne. Fonctionnel, satisfaisant, sans fioritures.
Célébration générale ou d’équipe : 20-30 $ par personne offrent un peu plus de variété et de volume.
Événement en contact avec la clientèle ou exécutif : 30 $ et plus par personne. La présentation est importante ici; les menus, l’emballage et la variété entrent tous en jeu dans ce chiffre.
Le traiteur du déjeuner est généralement moins élevé. Si vous faites une séance de lancement ou d’intégration le matin, 12 $ à 18 $ par personne suffisent généralement pour bien faire.
Quel que soit le niveau que vous définissez, prévoyez une marge de 10 à 15 % pour chaque commande afin de tenir compte des besoins alimentaires particuliers, des confirmations de présence tardives et des changements d’effectif de dernière minute. Commander à nouveau le jour même d’un événement coûte plus cher que de commander légèrement en surplus dès le départ, autant en dollars qu’en temps passé à régler la situation.
Un objectif par personne vous permet aussi d’avoir une discussion structurée avec la direction. Lorsque les commandes avec service de traiteur pour des événements en entreprise sont associées à un budget corporatif explicite par occasion, les approbations sont plus rapides et il est plus facile de justifier des augmentations budgétaires.
2. Centralisez vos commandes avec service de traiteur pour réduire les coûts cachés
Voici un coût qui n’apparaît sur aucune facture : l’heure que vous avez passée mardi dernier à chercher un courriel de confirmation d’un restaurant qui n’accepte pas les commandes de traiteur faites au moyen d’une plateforme, seulement par téléphone et uniquement entre 10 h et 14 h.
Les responsables qui gèrent la restauration pour 30, 50 ou 100 personnes le font souvent à travers un mélange de relations directes avec des restaurants, une ou deux plateformes, une boîte de réception partagée et une conversation de groupe devenue la notification que tout le monde redoute. Chaque canal crée de la friction. Et avec le temps, cette friction finit par se traduire en coûts bien réels. Des heures de coordination, des frais de livraison en double, des commandes erronées parce que la transmission s’est faite par téléphone, et des commandes supplémentaires de dernière minute qui coûtent plus cher que la commande initiale.
Centraliser vos commandes de traiteur résout bien plus que le problème de coordination. Cela vous aide à :
La consolidation de la facturation empêche votre équipe financière de courir après des reçus sur quatre historiques de commandes différents.
Filtrez selon les besoins alimentaires. Vous évitez de surcommander « au cas où » quelqu’un soit végétarien et vous commandez plus près de ce que les gens vont réellement consommer.
Gardez un œil sur votre historique de commandes. Ce que vous avez dépensé, ce que vous avez commandé et quand; les données qui rendent chaque commande future plus facile à justifier.
Commander directement au restaurant semble moins cher par article. Parfois, oui. Mais « moins cher par article » ne tient pas compte des coûts de coordination : les allers-retours pour confirmer le nombre de participants, l’appel pour ajuster la commande le matin même, et le moment où vous réalisez que le créneau de livraison ne correspond pas à l’heure de début de la réunion. Lorsque vous tenez compte du coût complet de gestion d’une commande de traiteur, l’écart de prix se réduit généralement, voire disparaît complètement.
La centralisation vous offre aussi quelque chose de plus difficile à quantifier, mais tout aussi précieux : une seule source de vérité sur le coût réel du traiteur de bureau pour votre entreprise. Ce chiffre, suivi de manière cohérente, finit par vous permettre d’obtenir plus de budget ou de défendre celui que vous avez déjà.
3. Prenez 15 minutes après chaque événement pour que votre prochaine commande de traiteur soit moins chère
Chaque commande de traiteur a tendance à commencer au même point : une estimation à blanc et un souvenir vague de ce que ça a coûté la dernière fois. Les mêmes fournisseurs sont considérés, les estimations du nombre de participants sont refaites, et les suppositions finissent par être présentées comme un budget. Ce qui fait que les mêmes erreurs se répètent d’un événement à l’autre tout au long de l’année.
Une révision après coup n’a pas besoin d’être un processus formel. Quinze minutes après un événement, pendant que tout est encore frais. Tenez un journal de suivi avec trois colonnes :
Type d'évènement
Budget estimé
Dépenses réelles.
Ajoutez une quatrième colonne si vous voulez suivre les restes de nourriture : c’est un indicateur fiable de la surcommande, et avec le temps, vous verrez exactement quels types d’événements font gonfler vos coûts par personne.
Après quelques mois de données, ce que vous cherchez, ce sont les tendances. Peut-être que les repas avec des clients sont systématiquement en dessous du budget parce que vous êtes devenus bons pour les gérer. Peut-être que les réunions générales dépassent toujours le budget de 25 % parce que les estimations du nombre de participants sont peu fiables et que la marge que vous prévoyez n’est pas suffisante. Ce ne sont pas des choses que vous remarquez commande par commande. Elles apparaissent dans le journal de suivi.
L’autre avantage d’un rituel de suivi régulier : il vous donne quelque chose de concret à présenter à la direction. Quand vous pouvez ventiler trois quarts des dépenses de traiteur par type d’événement, ce qui a fonctionné, ce qui a dépassé, où se situent les tendances, vous défendez votre budget avec des données probantes.
Une fois que vous avez quelques trimestres de données, utilisez-les pour créer un programme de repas au bureau basé sur ce que votre équipe commande réellement.
Comment DoorDash pour entreprise vous aide à gérer votre budget de traiteur
Une fois que vous avez un objectif par personne selon l’occasion, un point central pour passer les commandes et un journal après événement, la question devient : quelle part de tout cela gérez-vous manuellement, et quelle part fonctionne d’elle-même?
DoorDash pour entreprise s’occupe des aspects qui ont tendance à mobiliser beaucoup de temps administratif : le contrôle des budgets par type d’événement, des filtres alimentaires qui réduisent la surcommande, et un historique des commandes centralisé pour l’ensemble des événements. Les données dont vous avez besoin pour votre suivi après événement sont déjà là, centralisées.
Commencez avec DoorDash pour entreprise – traiteur.
Foire aux questions
Comment budgétisez-vous les événements de traiteur au bureau?
Avant toute chose, fixez un chiffre. Segmentez ce chiffre par type d’occasion : les dîners de travail interne, les réunions générales et les repas avec des clients justifient chacun une fourchette différente. Prévoyez une marge de 10 à 15 % pour chaque commande pour les besoins alimentaires et les variations de dernière minute du nombre de participants, et comparez les dépenses réelles aux estimations après chaque événement afin d’affiner vos objectifs au fil du temps.
Comment suivez-vous et gérez-vous les dépenses de traiteur lors de plusieurs événements de bureau?
Un simple journal de suivi de trois colonnes; type d’événement, budget estimé, dépenses réelles, suffit pour commencer à recueillir des données utiles. Après quelques mois, des tendances se dégagent : quels types d’événements dépassent systématiquement le budget, où les estimations du nombre de participants sont inexactes, et quels formats valent la peine d’être reproduits. Cet historique facilite aussi les discussions budgétaires avec la direction, puisque vous présentez des données réelles, et non des estimations.
Est-ce moins cher d’organiser des événements de bureau directement avec un restaurant ou avec une plateforme?
Passer directement par un restaurant peut sembler moins cher à l’unité, mais ce prix ne tient pas compte des coûts de coordination : les échanges pour confirmer le nombre de participants, les ajustements le matin même de l’événement et les commandes de dernière minute lorsqu’il y a une erreur. Quand vous tenez compte du coût total de gestion d’une commande traiteur, l’écart entre une commande directe et une commande avec une plateforme se réduit généralement de façon notable.
