¿Qué es un programa de almuerzos grupales?

Un programa de almuerzos grupales es una forma estructurada de proporcionar comidas recurrentes, financiadas por la empresa, a los empleados de diferentes ubicaciones y con distintos estilos de trabajo. Por lo general, combina órdenes grupales en la oficina y catering, beneficios flexibles para comidas, como créditos y cupones, y herramientas centralizadas para elaborar presupuestos, políticas e informes.

Si se lleva a cabo de manera correcta, convierte las comidas diarias en un beneficio tangible para los empleados, lo que les ayuda a sentirse valorados, reduce las complicaciones logísticas y proporciona a los departamentos de RR. HH. y finanzas una mayor visibilidad del gasto en comida. Para los responsables de RR. HH. y personal, el almuerzo se convierte en una herramienta práctica para fomentar el compromiso y la cultura, no solo un beneficio adicional.

¿Por qué deberían las empresas invertir en los beneficios de comida para empleados?

Los beneficios de comidas para empleados pueden contribuir a múltiples prioridades a la vez, desde la moral hasta el trabajo híbrido y la disciplina presupuestaria. Un programa de almuerzos grupales bien pensado ayuda a las organizaciones a ir más allá de las órdenes improvisadas hacia algo fiable y cuantificable.​

Razones clave por las que los responsables de RR. HH. y personal están invirtiendo en estos programas:​

• Mejoran el compromiso y la retención, dando a los empleados un gesto de agradecimiento tangible y más oportunidades para conectarse en persona.​

• Devuelven tiempo a los empleados que, de otro modo, podrían pasar una hora o más cada semana planificando, preparando o comprando comida.​

• Fortalecen el trabajo híbrido, ya que vinculan las comidas a los “días fijos” en la oficina, para que el desplazamiento al trabajo valga la pena y los días de intensa colaboración resulten más gratificantes.​

• Demuestran su valor a finanzas y al liderazgo con herramientas centralizadas que realizan un seguimiento del gasto en comida, el consumo y la satisfacción en todos los equipos y ubicaciones.

Capítulo 1. Diseña un plan de almuerzo grupal que funcione en diferentes ubicaciones

Los mejores programas de almuerzos grupales ofrecen una combinación de opciones que se adaptan a la forma y el lugar de trabajo de los empleados. Este tipo de flexibilidad ayuda a mantener un balance justo para los equipos presenciales, híbridos, remotos y de campo, para que nadie se sienta excluido de la experiencia.

Con tantas opciones de programas entre las que elegir, es útil empezar por asignar las opciones a casos de uso específicos de tu propia organización.

Los créditos de comida proporcionan estipendios recurrentes o puntuales gestionados a través del portal centralizado de administración de DoorDash para empresas, con perfiles empresariales e integraciones de gastos integradas para que los recibos elegibles puedan transferirse de manera automática a herramientas como SAP Concur, Expensify o Emburse. Para los empleados que viajan de manera regular, esto puede reducir los gastos manuales y los dolores de cabeza por recibos perdidos.

Los empleados híbridos y remotos necesitan beneficios de comida flexibles
Los créditos para comidas con límite de presupuesto les proporcionan presupuestos recurrentes que pueden utilizar para almuerzos en la oficina, cenas durante horas extra o días de viaje, mientras que RR. HH. controla cuándo, dónde y cuánto pueden gastar los empleados.​

Personal sin escritorio, equipos de campo y viajeros frecuentes
A menudo tienen horarios ajustados y su ubicación cambia, por lo que una configuración flexible de las comidas los ayuda a recibir una entrega de comida fiable.

DashPass permite a los empleados encontrar rápidamente lugares para comer cerca de sus lugares de trabajo u hoteles, mientras que la empresa aprovecha al máximo su presupuesto gracias a los gastos de entrega gratuitos y las tarifas de servicio reducidas. Los empleados también tienden a adoptarlo rápidamente porque la experiencia es similar a realizar una orden personal en DoorDash, lo que resulta familiar y fácil de manejar.

Para los días en la oficina y ubicaciones del centro
Órdenes grupales proporciona estipendios recurrentes o puntuales gestionados a través del portal centralizado de administración de DoorDash para empresas, con perfiles empresariales e integraciones de gastos integradas para que los recibos elegibles puedan transferirse de manera automática a herramientas como SAP Concur, Expensify o Emburse. Para los empleados que viajan de manera regular, esto puede reducir los gastos manuales y los dolores de cabeza por recibos perdidos.

Para eventos puntuales, como reuniones virtuales, eventos externos o cursos de formación
Los cupones proporcionan enlaces de un solo uso que los empleados y los invitados pueden canjear, con un presupuesto y un plazo determinados, y las empresas solo pagan por los cupones que se utilizan realmente, lo que ayuda a mantener previsibles los costos.​

Capítulo 2. Comienza con consistencia, no complejidad

Los grandes programas de almuerzos grupales no tienen por qué empezar a lo grande: la clave está en construir un marco repetible. Un ritmo constante y expectativas claras ayudan a que los empleados participen y a que los administradores puedan planificar.​

Establece un ritmo en los almuerzos
Para mantener un alto grado de participación sin presupuestos abrumadores. Por ejemplo, los almuerzos mensuales o trimestrales con catering pueden ser el pilar de las reuniones abiertas, las reuniones mensuales o los hitos clave.​ Los almuerzos semanales también pueden ayudar a reforzar la participación de los empleados y mantener altos niveles de productividad.

Emplea un calendario de comidas recurrentes
Ofrece a los empleados algo que esperar con ilusión y programa órdenes grupales con antelación.​ Un calendario visible también ayuda a evitar la superposición con otros eventos o cargas de trabajo intensas.​ Los recordatorios automáticos y las órdenes recurrentes pueden eliminar mucha coordinación manual. 

Centraliza y simplifica la logística de órdenes
La realización de órdenes manuales en varios restaurantes u hojas de cálculo genera fricción para los administradores y confusión para los empleados. Un sistema de órdenes grupales centraliza la experiencia para que cada uno pueda agregar sus propias comidas mientras la empresa gestiona una única entrega.​

Con Órdenes grupales de DoorDash, los administradores pueden hacer lo siguiente:​

• Permitir que los empleados elijan lo que desean y, al mismo tiempo, agrupar todos las órdenes en una sola entrega a la oficina.​

• Establecer plazos de entrega y fechas límite para las órdenes con hasta dos semanas de antelación para evitar el caos de última hora.​

• Pagar desde un presupuesto central o permitir que las personas utilicen créditos para comidas o tarjetas personales si se exceden.​

Esta estructura reduce el tiempo dedicado a conciliar recibos, localizar órdenes y responder a preguntas como “¿Se procesó mi orden?”, sin dejar de permitir que los empleados controlen lo que comen.

Garantiza un gasto previsible para el director financiero

La cotización es la base de un plan sostenible de almuerzos grupales. Pasar de reembolsos puntuales a créditos para comidas estructurados y límites claros por persona facilita el cumplimiento del presupuesto y la presentación de informes al departamento de finanzas.​ 

Cotizaciones por persona o por equipo
DoorDash te permite establecer límites consistentes por persona en diferentes ubicaciones y ajustarlos al costo de vida cuando sea necesario.​ Para los eventos, define una cotización por persona que no deje de ofrecer suficiente variedad en el menú.​

Requisitos y plazos para realizar las órdenes
Decide quién recibe créditos de comidas recurrentes (por ejemplo, por rol, nivel o equipo) y cuándo pueden utilizarlos.​ Establece plazos para la realización de órdenes (como los días laborables, de 10:00 a. m. a 3:00 p. m.) y restringe categorías como el alcohol.​

Mantén previsibles las tarifas de entrega y servicio, no es una partida sorpresa
Las membresías de DashPass ahorran aproximadamente $5 por cada orden de empleado en promedio. Cuando se combina con los límites de gasto incorporados, esto ayuda a que los programas crezcan sin que la empresa gaste en exceso.

Mantén las políticas simples y aplicables

Un programa de comidas para empleados exitoso debe funcionar tanto para los empleados como para los administradores. Debe crear una experiencia fluida y positiva para los empleados, a la vez que produce confianza a los sectores de RR. HH., finanzas y adquisiciones de que las políticas son claras y coherentes, y que realmente se cumplen.

Los empleados valoran la claridad, y los administradores necesitan medidas de seguridad que no dependan de la vigilancia manual. Lanza tu programa con instrucciones sencillas, documentación clara y recordatorios frecuentes para que todos sepan quién es elegible, cómo realizar las órdenes y cuáles son las pautas a seguir.

Mantén el programa justo y previsible entre equipos y regiones con controles centralizados.

Incorpora controles del programa, como exigir códigos de gastos o recibos de pago para garantizar el cumplimiento y reducir el trabajo administrativo de RR. HH.

Aplica los límites de gasto y las reglas de las categorías de forma automática, en lugar de depender de revisiones manuales y auditorías a posteriori.

Reduce los gastos administrativos con un manual repetible

Los administradores de oficina y los jefes de área suelen encargarse del trabajo diario de los programas de almuerzos grupales. Este claro manual los ayuda a brindar asistencia a más equipos sin agregar estrés a su carga de trabajo.

PASO 1

Simplifica la forma en que los empleados ordenan

Olvídate de los intercambios constantes de correos electrónicos y hojas de cálculo. 

Configura una Orden grupal una vez, comparte el enlace en Slack o por correo electrónico, y deja que los empleados agreguen sus comidas antes de la fecha límite.

PASO 2

Usa la incorporación para hacerlo bien y una única vez

Trabaja con nuestros especialistas en incorporación para establecer tus políticas una sola vez (como presupuestos diarios, restaurantes elegibles y órdenes recurrentes para reuniones) y así no tendrás que reinventar el proceso cada vez que un nuevo equipo quiera almorzar.

Asistencia continua por teléfono, chat o correo electrónico, además de monitorización proactiva para órdenes grandes.

PASO 3

Confía en la asistencia para empresas en vez de hacerlo todo tú mismo

En lugar de monitorear cada orden grande tú mismo, cuenta con la asistencia para empresas que realiza un seguimiento de las entregas de alto valor y ayuda a resolver problemas con rapidez, para que te enfoques en tu trabajo diario y no en el estado de cada bocadillo.

PASO 4

Logística de descarga en el lugar para oficinas grandes

En oficinas grandes, la comida puede ocupar toda tu tarde.

Esperando en el vestíbulo, clasificando bolsas y respondiendo a "¿Cuál es la mía?"

La asistencia presencial puede recibir, preparar y organizar las órdenes por ti, para que los almuerzos estén listos donde y cuando los empleados los necesiten.

PASO 5

Convierte un proceso en un manual repetible

Crea un único programa de almuerzos que funcione para diferentes equipos y ubicaciones. Luego, cópialo para nuevas oficinas y eventos, en lugar de empezar desde cero para cada petición.

Capítulo 3: Creación de una excelente experiencia de los empleados

Un programa de almuerzos grupales bien gestionado resulta sencillo e inclusivo desde la perspectiva de los empleados, aunque su funcionamiento interno sea complejo. Desde la incorporación hasta los pedidos diarios, la experiencia debe ser clara, flexible y justa. ​

3 áreas clave en las que centrar la atención:

Incorporación de empleados
Un nuevo empleado recibe un correo electrónico de bienvenida con un enlace de "Activa tu beneficio de comida" y puede empezar a usar su perfil laboral sin iniciar sesión ni completar formularios de reembolso.​ ¡Establece una buena relación con ellos durante la primera semana!

Órdenes de comidas flexibles
Para una reunión mensual con todo el personal, los empleados ven un enlace de Orden grupal con un presupuesto claro y un tiempo límite, y luego toman una bolsa con su nombre cuando llega la comida. Incluso las reuniones largas se hacen más llevaderas cuando se sabe que habrá una buena comida de confianza.

Opciones de almuerzo inclusivas
Los empleados que navegan por la aplicación de DoorDash ven cadenas de renombre y los favoritos del vecindario, con opciones para dietas halal, veganas, vegetarianas y sin gluten dentro del mismo programa.​ Este tipo de experiencia refuerza el mensaje de que la compañía valora tanto la comodidad como la inclusión.​

Equilibrio entre variedad y fiabilidad

Los empleados valoran las opciones, pero los administradores valoran la consistencia. El uso de un amplio marketplace (DoorDash cuenta con más de 500,000 restaurantes en todo el país) garantiza la variedad a la vez que mantiene los estándares de entrega previsibles.

3 formas de mantener las comidas frescas y fiables:​

• Alterna los tipos de cocina o los temas cada semana, como "Martes de tacos" o "Lunes mediterráneo".​

• Incluye opciones aptas para dietas especiales, como veganas, sin gluten y halal.​

• Para eventos especiales, emplea opciones de catering con comidas en recipientes descartables para simplificar la preparación y la limpieza.​

Mantén el interés a lo largo del año

Los mejores programas de comidas evolucionan con tu cultura. Anima a los empleados a que hagan lo siguiente:

• Voten restaurantes o menús trimestralmente.

• Celebren los hitos con almuerzos grupales especiales o aperitivos de temporada.

• Reúne a los equipos regularmente para almorzar y aprender.

• Rota los “líderes del almuerzo” para mantener el compromiso renovado y que no sea una carga para una sola persona.

Capítulo 4: ¿Cómo se comunica y se implementa un programa de comidas para empleados?

PASO 1

Empieza con el "por qué"

Vincula el programa a tu estrategia más amplia de beneficios de comida para empleados y a tu plan de trabajo híbrido. Enfatiza la apreciación, la conexión y la concentración; no solo la comida gratis.

Los equipos de DoorDash para empresas pueden colaborar contigo para crear mensajes de lanzamiento y textos por correo electrónico que se adapten a tu cultura y respondan directamente a las necesidades de tus empleados.

PASO 2

Haz que sea fácil de entender

Emplea anuncios sencillos para toda la empresa con reglas de elegibilidad claras. Proporciona tutoriales breves o GIF que muestren cómo unirse a órdenes grupales y canjear créditos o cupones.

Los socios de DoorDash también te pueden ayudar a personalizar mensajes para señalización digital, anuncios de intranet o televisores en la oficina, que incluyan códigos QR para permitir a los empleados comenzar desde sus teléfonos.

PASO 3

Prepara a los gerentes de personal

Comparte puntos clave para que los gerentes puedan responder a las preguntas más frecuentes. Anímales a vincular los almuerzos con rituales de equipo, como retrospectivas, lanzamientos de proyectos o reuniones generales.

Nuestros equipos de cuentas pueden compartir ideas comprobadas y prácticas recomendadas que los gerentes pueden emplear para mantener un alto nivel de participación y dar vida al programa en sus equipos.

Capítulo 5: Uso de datos para medir y mejorar los programas alimenticios en el trabajo

Los mejores programas de almuerzos grupales evolucionan con la retroalimentación de los empleados y métricas claras. Los datos ayudan a RR. HH., Finanzas y al liderazgo a ver cómo los beneficios de comidas contribuyen al compromiso, la retención y la asistencia a la oficina.​

Con el Panel de información de DoorDash, los administradores pueden hacer lo siguiente:​

• Realizar un seguimiento de las métricas cuantitativas, como las tasas de participación, el gasto promedio por persona o evento y el uso de créditos y cupones de comida.​

• Conocer la opinión de los empleados mediante encuestas breves y canales de retroalimentación abiertos centrados en la satisfacción, las necesidades alimentarias, las sugerencias sobre restaurantes y el ritmo de trabajo.​

• Repetir el proceso a lo largo del tiempo mediante el ajuste de los presupuestos, el ritmo de trabajo, la selección de restaurantes y los formatos en función de lo que muestren los datos y la retroalimentación.​

Esta información facilita la vinculación de las métricas del programa con resultados más amplios, como las puntuaciones de compromiso, el eNPS, la retención en equipos críticos y la asistencia a la oficina.

Cómo ayuda DoorDash para empresas a tu programa

DoorDash para empresas ofrece herramientas que se relacionan directamente con los principales casos de uso de un programa de almuerzos grupales, que ayuda a los equipos a estandarizar un enfoque en diferentes oficinas y estilos de trabajo. La tabla siguiente consolida ambos borradores en una única referencia sencilla.​

Fomenta el trabajo en equipo con órdenes de almuerzo grupales más inteligentes

Un programa de almuerzos fiable no solo alimenta a los empleados, sino que alimenta la cultura, la conexión y la productividad. Con DoorDash para empresas, los administradores pueden diseñar planes de comidas flexibles, conformes con la normativa y rentables que se gestionen por sí mismos.