Te pidieron que te encargues de organizar el almuerzo para el equipo. Parece bastante sencillo... hasta que realmente lo intentas.

¿Buscas un servicio de catering y haces una orden grande? ¿Configuras un programa de órdenes recurrentes para que la gente pueda ordenar lo que quiera? ¿Preparas un carrito compartido todos los jueves y esperas que nadie se quede fuera? Hay muchas opciones, y no todas resuelven el mismo problema.

Hay dos modelos que predominan en la forma en que las oficinas en crecimiento administran el servicio de entrega de almuerzos para el equipo: los programas recurrentes de comidas diarias, en los que los empleados hacen sus órdenes de forma individual según un horario fijo, y el servicio de catering tradicional, en el que una persona hace la orden para todos antes de un evento específico. Ambos funcionan. Pero sirven para situaciones diferentes, y elegir la opción incorrecta para una ocasión inadecuada supone un desperdicio de dinero y de tiempo administrativo.

Estas son las diferencias.

Dos modelos para la entrega del almuerzo para el equipo

Antes de entrar en los pros y los contras, conviene entender en qué consiste realmente cada modelo.

Un programa recurrente de comidas diarias es exactamente lo que parece. El administrador lo configura una sola vez (presupuesto, plazo de entrega, programación) y luego funciona de forma automática. Los empleados hacen sus órdenes en el restaurante que elijan. Todas las órdenes llegan al mismo tiempo, así que el equipo come en grupo incluso aunque cada uno haya ordenado algo diferente. No se necesita una coordinación semanal. Nadie debe elegir la comida por todos los demás.

El servicio de catering tradicional es diferente. Uno de los organizadores elige un restaurante y el menú, hace una sola orden para todo el grupo, y la comida se entrega en bandejas o en cajas para un evento específico. Se planifica con antelación, normalmente con al menos 24-48 horas de antelación. Piensa en reuniones generales, almuerzos con clientes, jornadas de incorporación o celebraciones de la empresa.

No se trata de opciones que compiten entre sí. Ambas sirven para diferentes ocasiones. El error que comete la mayoría de las oficinas es utilizar un único modelo para todo: encargar el servicio de catering para todos los almuerzos semanales habituales o intentar gestionar la orden para una reunión general de 60 personas desde cero.

Cómo funcionan los programas de comidas diarias para equipos

Los programas de almuerzos recurrentes están diseñados para oficinas con un ritmo semanal predecible. El administrador establece un presupuesto por persona y un plazo de entrega. Los empleados reciben una notificación, normalmente por correo electrónico o a través de una aplicación, para que hagan su orden en el restaurante que deseen. Todo llega al mismo tiempo en una sola entrega, aunque cada persona haya ordenado algo completamente diferente.

Una vez realizada la configuración inicial, el programa se ejecuta automáticamente. No habrá correos electrónicos semanales preguntando quién quiere qué. Nadie deberá encargarse de elegir un restaurante que le guste a todo el mundo.

Ventajas de los almuerzos diarios en equipo

• Elección individual. Cada uno elige lo que realmente quiere, lo que elimina el principal obstáculo a la hora de hacer una orden en grupo.

• No se desperdician alimentos. Como los empleados ordenan exactamente lo que van a comer, no pagas por las sobras de las bandejas que no se consumen.

• Las restricciones nutricionales se gestionan a nivel de producto. Nadie tiene por qué comer esquivando la comida que no le sienta bien, sin decir nada.

• El tiempo dedicado a la administración es mínimo. Una vez configurado, funciona de forma autónoma. La labor del administrador consiste en ajustar los presupuestos o controlar la asistencia, no en coordinar cada orden.

• Se crea un ritual en equipo habitual. El almuerzo compartido, cada semana, se convierte en una costumbre. Eso es bueno para la cultura y útil para las empresas que fomentan la vuelta a la oficina.

Aspectos que se deben tener en cuenta

• Requiere asistencia a la oficina. Este modelo solo funciona cuando tu equipo está físicamente reunido. No está diseñado para equipos remotos o híbridos con horarios variables.

• Funciona mejor con una programación fija. Si la asistencia a tu oficina varía de una semana a otra, un programa recurrente puede parecer demasiado rígido.

• Necesitas una plataforma para que funcione correctamente. Coordinar órdenes individuales de varios restaurantes a gran escala no es algo que se pueda gestionar con una hoja de cálculo.

Para obtener más información sobre cómo implementar los programas recurrentes dentro de una estrategia más amplia, consulta nuestra guía sobre cómo crear un plan de almuerzos grupales para todo el año.

Cómo funciona el servicio de catering tradicional

En el servicio de catering tradicional, una sola persona se encarga de toda la orden. Elige el restaurante, selecciona la comida y reserva todo con antelación. La orden llega, por lo general, en bandejas compartidas o en cajas individuales, lista para el evento.

Es una buena opción para ocasiones en las que se puede prever el número de invitados, el evento tiene un objetivo claro y deseas que la comida dé una sensación de organización, en lugar de parecer improvisada.

Ventajas del servicio de catering tradicional para oficinas

• Se adapta bien a los grupos grandes. Ya sea para 30, 50 o 100 personas, hacer una única orden es mucho más sencillo que intentar recopilar las preferencias de cada uno.

• Funciona con cualquier patrón de asistencia. Tanto si tu equipo trabaja en la oficina cinco días a la semana como si solo se reúne para una reunión trimestral, el servicio de catering no requiere una programación periódica.

• Ideal para momentos decisivos. Las reuniones con clientes, las presentaciones ejecutivas y los hitos de la empresa requieren una comida que transmita cuidado y esmero, no una mezcla de bolsas de comida a domicilio.

Aspectos que se deben tener en cuenta

• Una persona elige la comida para todos. Sin una encuesta previa, es habitual que no se ajuste a las necesidades nutricionales de todos.

• Se requiere anticipación. La mayoría de las órdenes de catering requieren un plazo de entrega de entre 24 y 48 horas. Eso elimina la flexibilidad de poder hacerlo el mismo día.

• Ordenar de más es caro. Cuando no se sabe con certeza cuántas personas asistirán, la mayoría redondea hacia arriba. 

• La carga administrativa por evento puede ser elevada. Todo evento requiere coordinación: selección de proveedores, revisión del menú, logística y presentación del informes de gastos.

Si estás planeando un evento específico, estas ideas para el servicio de catering del almuerzo en la oficina son un buen punto de partida.

Comparación de costos de la entrega del almuerzo para el equipo

Los costos por persona de ambos modelos se sitúan en un rango similar. Pero esa comparación elude la verdadera diferencia: el tiempo dedicado a las tareas administrativas.

¿Qué enfoque se adapta a tu oficina?

Esta es una forma práctica de pensarlo.

Necesitas un programa de comidas diarias recurrente si:

• Tu equipo está en la oficina entre tres y cinco días a la semana y quieres establecer un ritual fijo para el almuerzo.

• Cada semana dedicas parte de tu tiempo administrativo solo a pensar en cómo alimentar al personal.

• Tienes entre 15 y 40 empleados y sigues haciendo órdenes puntuales para cada almuerzo habitual: este es el punto de inflexión en el que un programa estructurado empieza a ahorrarte dinero.

• Tu equipo tiene necesidades nutricionales muy diversas y la idea de “vamos a pedir pizza” siempre acaba afectando a alguien.

Necesitas un servicio de catering tradicional si:

• Estás organizando un evento concreto: una reunión general, la incorporación de nuevos empleados, un almuerzo con clientes o una celebración del equipo.

• Sabes con certeza cuántos asistentes tendrás y dispones de tiempo suficiente para planificar.

• Quieres que la comida dé una sensación de organización y planificación para una ocasión especial.

• Tu equipo no tiene un horario fijo de oficina, por lo que un programa recurrente no tendría sentido.

Si cuentas con más de 50 empleados, la respuesta es casi siempre ambas opciones. Las comidas en equipo habituales requieren un programa recurrente. Las ocasiones especiales requieren un servicio de catering. La pregunta que surge en ese momento es cómo administrar ambas opciones sin aumentar los costos generales ni tener que recurrir a varios proveedores.

Para obtener más información sobre cómo estructurar tu enfoque, consulta Conceptos básicos del programa de comidas para empleados en oficinas en crecimiento.

Utiliza ambos, sin tener que lidiar con dos proveedores

La mayoría de las oficinas en crecimiento acaban necesitando ambos modelos. El problema es tener que administrarlos por separado: diferentes plataformas, diferentes sistemas de facturación y diferentes flujos de trabajo para el administrador, que ya tiene que hacer malabares con todo lo demás.

DoorDash para empresas gestiona ambas cosas desde una sola plataforma.

Para los almuerzos semanales recurrentes, se establece un programa estructurado en el que cada empleado hace su orden en su restaurante preferido y todas las órdenes llegan a la vez. Luego de la configuración inicial, se ejecuta de forma automática. Presupuestos, filtros nutricionales, horarios de entrega: se configuran una sola vez y se pueden ajustar en cualquier momento.

Para eventos específicos, puedes hacer órdenes de gran volumen a restaurantes especializados en catering, con opciones en bandejas o en cajas individuales, según lo que mejor se adapte a la ocasión. Un equipo de conserjería se encarga de coordinar todos los detalles. Todas las órdenes grandes se supervisan de forma proactiva desde su preparación hasta su entrega.

Ambos se gestionan a través del mismo portal de administración. Un panel de control presupuestario. Un tipo de facturación. Integraciones de gastos con SAP Concur, Expensify y Emburse para ambos.

Eso es más importante de lo que parece. Cuando tu equipo cuenta con 80 personas y organizas almuerzos semanales además de una reunión mensual con todo el personal, no te conviene administrar dos relaciones con proveedores distintas ni conciliar dos flujos de gastos separados.

 Descubre cómo DoorDash para empresas se encarga de la entrega de almuerzos para equipos en cualquier ocasión.

Conclusión

La entrega diaria de comidas para equipos y el catering tradicional no son lo mismo. Resuelven diferentes problemas en distintos plazos.

Debes tener en claro qué situaciones realmente estás tratando de resolver. Si se trata de almuerzos semanales habituales para un equipo que trabaja en la oficina, un programa recurrente te ahorrará tiempo y reducirá el desperdicio. Si se trata de un evento concreto con un número de invitados definido, lo mejor es contratar un servicio de catering.

Y si se trata de ambas cosas, que suele ser el caso cuando se supera un cierto tamaño, busca una plataforma que las gestione conjuntamente. Eso es un problema operativo menos que resolver cada trimestre.

¿Listo para simplificar el programa de almuerzo en la oficina? Comienza hoy mismo con DoorDash para empresas.