Cuando tu equipo es pequeño, ordenar el almuerzo para todos es sencillo. Un restaurante, un mensaje rápido por Slack y en 10 minutos ya está todo listo. Pero cuando se incorporan nuevas personas con más preferencias, o cuando el equipo pasa más días a la semana en la oficina, gestionar el almuerzo mientras se realizan otras tareas se convierte en horas dedicadas a ello cada semana.
Las órdenes de almuerzos grupales no tienen por qué volverse más complejas a la par que aumenta el número de personas. Simplemente, el enfoque tiene que ajustarse al equipo. Lo que funciona para 12 personas en la misma sala no funciona para 60, y lo que es adecuado para un evento puntual no es lo mismo que lo que se organizaría para todos los jueves.
Así es como hay que pensarlo.
Cuanto más grande es el equipo, más difícil resulta organizar el almuerzo
La coordinación se convierte en una tarea recurrente
En un equipo pequeño, el intercambio es manejable. Alguien envía un mensaje, recopila las preferencias y realiza la orden. Pero a medida que crece el número de personas, ese mismo proceso se vuelve más pesado. Estás teniendo en cuenta las restricciones nutricionales, realizando ajustes para los trabajadores remotos que se incorporaron a última hora y haciendo un seguimiento del único colega que ignora la conversación sobre el almuerzo.
Además, el costo de la coordinación no se limita solo al tiempo. Concentra todo el esfuerzo en una sola persona, lo que supone un punto de fallo cada semana.
Una orden no se adapta a todos
Cuando una persona ordena en nombre de todo el grupo, es ella quien se encarga de calcular las necesidades nutricionales. Sin gluten, halal, vegano, alergias a los frutos secos, aversión a ciertos alimentos: la lista crece con cada persona que se suma al grupo. Intentas tenerlo todo en cuenta, pero inevitablemente se te escapa algo, y al final alguien se salta el almuerzo o se conforma con lo que haya disponible. Un programa de almuerzos que excluye habitualmente a algunas personas deja de parecer una iniciativa que merezca la pena mantener.
Los equipos híbridos no encajan en el modelo antiguo
Una orden grupal compartida tenía mucho sentido cuando todos estaban en el mismo lugar al mismo tiempo. Esto tiene menos sentido cuando la mitad del equipo trabaja a distancia, los horarios de cada persona son diferentes o los días de trabajo en la oficina cambian de una semana a otra. El enfoque tradicional de “una sola orden grande para todo el grupo” se desmorona rápidamente en entornos híbridos, y tratar de imponerlo suele hacer que algunos empleados se sientan incluidos y otros no.
Cómo elegir el método correcto para ordenar el almuerzo para tu equipo
No hay una única respuesta correcta aquí. La pregunta más acertada es: ¿qué tipo de situación de almuerzo estás enfrentando? Con qué frecuencia, para cuántas personas y si los empleados ordenan por sí mismos o si alguien lo hace en su nombre.
Comidas para el mismo día para los equipos que trabajan en la oficina
Las órdenes grupales son la opción más sencilla aquí. Cada persona agrega su propia comida a un carrito compartido de un restaurante elegido. Cada uno elige lo que quiere, el administrador paga de manera central, y listo. No hace falta recopilar preferencias ni intentar recordar quién es vegetariano.
Funciona especialmente bien para reuniones de equipo, almuerzos de trabajo o, simplemente, un almuerzo cualquiera de un viernes en el que la mayor parte del equipo está en la oficina.
Comidas individuales flexibles para equipos que trabajan en la oficina, a distancia o híbrido
Cuando tu equipo está repartido por diferentes ubicaciones, horarios o modalidades de trabajo, una única orden compartida deja de tener sentido. El mejor modelo es dar a los empleados créditos para comidas que puedan gastar ellos mismos. Cada persona ordena lo que quiere, desde donde estén, dentro de los parámetros que hayas establecido inicialmente.
Para situaciones puntuales como una visita a un cliente, un momento de reconocimiento al equipo o un evento virtual, los cupones son una versión más ligera de la misma idea. Envías un enlace de un solo uso con un presupuesto y un plazo determinados. El destinatario ordena lo que quiere. Solo pagas por lo que se canjea.
Cuando hay almuerzo en la oficina todas las semanas
Algunos equipos han dejado atrás por completo las órdenes ad hoc. Los jueves hay un almuerzo fijo, ya que se espera que todos estén en la oficina ese día.
Lo que estos equipos realmente necesitan es algo más parecido a un programa de comidas recurrentes en la oficina: una frecuencia semanal constante, órdenes individuales para que todos reciban lo que quieren y que todas las comidas lleguen al mismo tiempo para que el equipo se siente a comer juntos. El administrador lo configura una vez y se ejecuta cada semana.
Esta experiencia es diferente a la de hacer una orden grupal todos los jueves por la mañana, ya que la logística está automatizada. La experiencia del empleado mejora porque cada uno elige su propia comida. Y el administrador recupera las horas que solía dedicar a gestionarla.
Eventos puntuales para un grupo grande
Las reuniones trimestrales con todo el personal, un almuerzo con clientes o una orientación para nuevos empleados en la que participan 60 personas no son lo mismo que los almuerzos semanales de equipo, y tratar de gestionarlos mediante un proceso estándar de órdenes grupales suele salir mal. Para eventos como estos, necesitas catering en la oficina.
Para solicitar un catering es necesario programar con antelación, normalmente de 48 horas o más. La comida llega en bandejas o en cajas, pensadas para grupos numerosos. El administrador ordena en nombre del grupo, en lugar de repartir un presupuesto para que cada uno haga su propia orden. Además, en este tipo de ocasiones suele haber mucho más en juego, por lo que la fiabilidad y la presentación cobran mayor importancia que en un almuerzo informal entre semana.
Consejos para facilitar las órdenes de almuerzos grupales cada semana
Independientemente del enfoque que mejor se adapte a tu equipo, hay algunos aspectos que siempre contribuyen a que el proceso sea más fluido.
Fija una fecha límite para la cantidad de personas
Para cualquier orden de más de 10 o 15 personas, decide con antelación cuándo se cierra el plazo. Una fecha límite de 24 horas para confirmar la asistencia significa que no tendrás que modificar la orden la misma mañana en que vence el plazo. Prevé un margen del 5 al 10 por ciento para las incorporaciones de última hora y acepta que, de vez en cuando, pedirás un poco más de lo necesario. Eso es más barato que quedarse corto.
Recopila la información nutricional una sola vez, no cada vez
Elabora un documento o formulario interno sencillo en el que los empleados puedan anotar sus restricciones y preferencias. Consúltalo antes de ordenar, en lugar de volver a preguntar al grupo. Permite ahorrar tiempo y demuestra que el programa está bien gestionado.
Establece un presupuesto claro por persona antes de anunciar el programa
Es precisamente esta ambigüedad la que suele causar problemas a la mayoría de los programas. Si los empleados no saben cuánto pueden gastar, algunos pedirán de más, otros de menos, y el administrador acabará teniendo que responder a preguntas en ambos casos. Un número claro, comunicado desde el principio, elimina la mayor parte de esa fricción.
Realiza un seguimiento del gasto a lo largo del tiempo
Lo que parece un gasto mensual en comida bastante asequible puede resultar sorprendente cuando se elabora un informe trimestral. Llevar un control del gasto por persona y de los totales del programa sobre la marcha facilita el ajuste de los presupuestos, justifica el programa ante el departamento de finanzas y permite detectar patrones antes de que se conviertan en problemas.
Cómo DoorDash para empresas apoya todos los escenarios de almuerzo grupal
Gestionar órdenes grupales, créditos para comidas individuales y el catering para eventos a través de distintos proveedores implica tener que lidiar con diferentes facturas, diferentes contactos de asistencia y diferentes formas de llevar un control de los gastos. Esto supone una carga administrativa que se va acumulando hasta que alguien del departamento financiero solicita un informe trimestral y se tarda toda una mañana en elaborarlo.
DoorDash para empresas gestiona todo desde un único portal de administración, donde puedes establecer presupuestos, controlar los gastos y recibir asistencia cuando surja algún problema.
El equipo de Taxwell es un buen ejemplo de cómo se ve la estructura adecuada a gran escala. Al administrar las comidas de más de 800 empleados en todo el país, han ahorrado más de 20 horas a la semana y redujeron $61,000 en tarifas de entrega.
La entrega gratuita es algo muy importante. DashPass nos permitió observar un aumento claro en el uso de los créditos de comida, y nuestros empleados se muestran realmente entusiasmados con este beneficio, sobre todo ante el aumento de los precios de los alimentos.
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