Planificar la comida para la oficina con un presupuesto ajustado conlleva una trampa específica: se aprueba la cantidad, se hace la orden y, aun así, de alguna manera la comida sigue pareciendo escasa. No gastaste demasiado poco, pero de alguna manera el dinero se destinó a las cosas equivocadas.
Para alimentar a toda una sala con un presupuesto limitado, lo más importante es saber qué opciones influyen en el precio y cuáles solo sirven para que el diseño se vea ordenado. A continuación te explicamos en qué aspectos se ahorra de verdad, y cómo aprovecharlos sin que la comida lo delate.
¿Qué es lo que realmente hace que el costo del catering en la oficina suba o baje?
El costo del catering para la oficina depende casi por completo de algunas decisiones que tú controlas, no de una tarifa fija de mercado. Es útil saber por qué estás pagando. El precio de una orden de catering depende de varios factores, y la mayoría de ellos son decisiones, no costos fijos.
La precisión en el conteo de personas es lo más importante. Ordena para todos los invitados y acabarás pagando por la docena de personas que nunca se presentaron. Lo siguiente es el formato, ya que las bandejas para compartir y las cajas individuales tienen precios muy diferentes para la misma comida. Después de eso, están la complejidad del menú, con cuánta anticipación haces la orden y los costos adicionales que se suman al final, como las tarifas de entrega, de montaje y de servicio.
Las cifras exactas varían mucho según la ciudad y el tipo de cocina, por lo que es útil tener una idea de cuánto presupuestar por persona antes de empezar. A partir de ahí, las opciones que se muestran a continuación son las que realmente influyen en el número.
Elige un tipo de catering que permita alimentar a más personas por menos dinero
El formato que elijas influye más en la cuenta que el menú. Puedes servir el mismo pollo, arroz y verduras asadas de dos maneras diferentes, y una de ellas siempre sale más cara por persona. La diferencia está en el empaque y en cómo se divide en porciones.
Las comidas envasadas individualmente son las que encarecen el precio. Se ven muy bien alineadas sobre una mesa, con cada caja etiquetada y cada porción en su lugar. Pero el precio se calcula por persona, así que el costo aumenta de manera lineal a medida que crece el número de personas y nunca vuelve a bajar. Doce personas, doce cajas. Cuarenta personas, cuarenta cajas. No hay economía de escala con la que trabajar.
Estas opciones de catering económicas alteran esa ecuación:
Las bandejas para compartir rinden más que las comidas envasadas individualmente
Media bandeja de ziti al horno cuesta lo mismo, independientemente de si en la sala hay nueve u once personas. Estás pagando por el volumen, así que un par de invitados sorpresa no van a arruinar la orden. Esa flexibilidad tiene un valor real en un evento recurrente en el que el número de participantes varía de una semana a otra.
Las bandejas solo parecen abundantes si las redondeas. Una sola cacerola de pasta sobre una mesa plegable parece algo fortuito. Si le agregas una ensalada verde, un poco de pan y una bandeja de verduras asadas, esa misma pasta se ve como un almuerzo que alguien preparó con mucho cuidado. Las guarniciones apenas modifican el presupuesto y hacen una gran diferencia en la presentación del surtido.
Los barras donde puedes armar tu propio plato permiten que una sola orden sea suficiente para toda la sala
Este formato puede funcionar para una barra de tacos, una estación de pasta, un plato de granos o bandejas de sándwiches con los acompañamientos aparte. Tú pones los componentes a disposición y cada uno arma su plato.
Las necesidades nutricionales se resuelven por sí solas, ya que el vegano de contabilidad evita el queso y la persona que no consume gluten no agarra la tortilla, sin que tengas que hacer una orden por separado para ninguno de los dos. Los desperdicios suelen disminuir porque nadie se queda con un plato ya preparado que solo se come a medias. Y como estás comprando ingredientes a granel en lugar de platillos ya preparados, el costo por persona suele ser más bajo que el de cualquier otra opción que pudieras ofrecer.
Reserva las porciones envueltas individualmente para cuando sea necesario, por ejemplo, en un almuerzo con un cliente en el que la presentación sea parte de la propuesta comercial, o en un equipo en el que haya alguien con una alergia grave que requiera una separación total. Fuera de casos como esos, el recargo por el almuerzo en caja es dinero que se destina a un nivel de orden que no siempre necesitas.
Arma el menú con platos que sean más económicos, pero que sigan siendo deliciosos
Hay algunas comidas que solo te ofrecen más cantidad por cada dólar y resulta que son precisamente los que la gente realmente quiere comer. La pasta es, sin duda, el ingrediente más versátil. Unas cuantas bandejas grandes rinden mucho, se conserva bien si se deja a la vista durante una hora y casi nadie lo rechaza. Los platillos de arroz y granos cumplen la misma función, pero con un toque más fresco. Los bocadillos y las tablas variadas y coloridas parecen más abundantes porque el pan y las guarniciones ocupan mucho espacio en el plato.
La forma de evitar que un menú económico parezca de mala calidad es destinar la mayor parte del presupuesto a un solo platillo. Haz que sea el plato principal, algo sustancioso y un poco abundante, y deja que los acompañamientos más económicos lo complementen. Un buen pollo guisado con arroz blanco y una ensalada fresca resulta más sustancioso que cuatro platillos principales mediocres que compiten, por el mismo precio.
Entonces, omite lo que es caro sin razón. Postres servidos en platos individuales, proteínas de alta calidad en porciones que nadie se termina, empaques de marca. Nada de eso hace que la comida sepa mejor.
Adapta la comida al momento en lugar de limitarte al almuerzo
En el caso del catering para oficinas, el almuerzo suele ser la opción predeterminada, y también es el momento del día más caro que puedes elegir. Una comida caliente completa para toda una sala cuesta más por persona que casi cualquier otra cosa, así que vale la pena preguntarse si realmente es necesario en este momento.
La mayoría de las veces, no lo es. Para una reunión matutina o una sesión de capacitación que empieza a las 9, es mejor contar con un catering de desayuno de todos modos, y una variedad de pasteles, fruta y un café decente cuesta una fracción de lo que cuesta un almuerzo con servicio de catering. Las sesiones de la tarde se pueden llevar a cabo sin problemas con una mesa de aperitivos, un poco de queso, galletas saladas y salsas en las que mojarlas. De esa forma, la gente puede ir picando entre una reunión y otra.
Unos bocadillos a la tarde también puede servir como una pequeña victoria para el equipo y es el tipo de recompensa a la hora del almuerzo que no tiene el costo de una comida formal. Adapta la comida al tipo de reunión que sea y, por lo general, gastarás menos sin que nadie se sienta defraudado.
Hábitos a la hora de ordenar que mantienen económica la cuenta del catering
Unos cuantos hábitos a la hora de ordenar ahorran más que cualquier cambio en el menú, y no cuestan nada.
Haz tu orden según el número de asistentes confirmado, no según tu lista de invitados. La brecha entre ambos es un desperdicio total, y por lo general es más grande de lo que uno se imagina. Si estás haciendo una orden para un grupo grande, ahí es donde se produce la mayor parte del gasto excesivo.
Asegúrate de que no haya muchos artículos distintos. Tres cosas bien hechas son mejores que siete órdenes a medias, y las órdenes más sencillas suelen tener un mejor precio.
Date tiempo suficiente. Las órdenes de última hora conllevan precios de última hora, menos opciones asequibles y cargos por urgencia que no habías previsto.
Lee el total completo antes de confirmar. Los cargos por entrega, instalación y servicio se suman al momento de pagar, y ahí es donde una orden que parecía razonable se vuelve cara.
Planea tener un poco de comida extra a propósito. Es mejor tener un pequeño margen de seguridad que quedarte corto justo antes de entrar a una sala, y el costo de una bandeja adicional rara vez es lo que desborda el presupuesto de catering.
Dos alternativas más económicas para cuando el catering es más de lo que necesitas
A veces, no ordenas la opción de catering más barata porque el servicio de catering no era la opción adecuada para el evento.
Si todos están en la oficina y solo quieres que coman, una orden grupal suele ser más económico que servir la comida en bandejas. Cada persona ordena su comida hasta el límite que tú establezcas, solo pagas por lo que la gente realmente ordena y nadie tiene que repartir porciones a partir de un recipiente común. Es ideal para los almuerzos habituales del equipo, en los que la elección individual es más importante que compartir la mesa.
En el caso de las comidas que se repiten, el ahorro consiste en configurarlas una sola vez y dejar que se ejecuten automáticamente. El Administrador de comidas gestiona las órdenes recurrentes según una programación, lo que te permite obtener precios más estables y reducir considerablemente las tareas administrativas semanales.
Ambas opciones son distintas al servicio de comida en bandejas, así que elige según lo que requiera la comida.
Ordena un servicio de catering económico a través de DoorDash para empresas
El servicio de catering económico funciona cuando inviertes el dinero en lo que la gente nota y lo reduces en todo lo demás. Podrás alimentar a toda la sala igual de bien, por un precio notablemente menor. Elimina los elementos que no aportan nada a la experiencia gastronómica, como los empaques innecesarios, un menú con demasiadas opciones u ordenar comida de más para personas que tal vez no vayan a asistir.
Cuando estés listo para ordenar, puedes organizar y solicitar el servicio de catering para tu próximo evento a través de DoorDash.
