Quizás ese comentario que se hizo en la reunión pública por fin haya logrado su objetivo, o tal vez se acabe de aprobar el presupuesto. Sea como sea, tu empresa decidió que es hora de poner en marcha un programa de comidas, y ahora hay que tomar una decisión.

Lo primero que se nos ocurre es acudir directamente a los proveedores para ver quién ofrece qué, a qué precio y para cuántas personas. Pero la decisión debe empezar por el principio, preguntándonos ¿cómo es realmente tu oficina? 

Un programa de comidas diseñado para un equipo que trabaja cinco días a la semana es totalmente diferente a uno que debe funcionar en tres husos horarios y dos oficinas satélite. Si empiezas con un modelo inadecuado, te pasarás el próximo trimestre intentando arreglar los errores de la organización.

Esta guía te ayudará a dar el primer paso con acierto.

Los cuatro modelos de programas de comidas en el lugar de trabajo

Estos modelos no funcionan como niveles. No se pasa de un programa de comidas a otro a medida que crece la empresa. Cada uno está pensado para un tipo de necesidad diferente, y elegir el modelo equivocado suele generar el trabajo de coordinación que un programa de comidas se supone que debe eliminar.

1. Programas de comidas recurrentes

Un programa de comidas recurrentes tiene sentido cuando se dan dos condiciones: tu equipo está en la oficina en un horario predecible y hay un intervalo de tiempo natural en el que las personas comen. 

La asistencia constante hace que la estructura presupuestaria por persona sea confiable, y el hecho de compartir la hora de la comida garantiza que el sistema de entrega funcione. Si falta cualquiera de estas dos condiciones, la promesa de “organizarlo y olvidarse” se vuelve más difícil de cumplir.

La situación se complica cuando no se puede predecir la asistencia. Un modelo de pago por persona supone un número de asistentes bastante estable, y si esa suposición no se cumple de una semana a otra, mantener la estructura de pago por persona acaba costando más de lo que ahorra

2. Órdenes grupales

Las órdenes grupales son más adecuadas para ocasiones concretas, como el inicio de proyecto, una jornada de planificación o una semana en la que todo el equipo se encuentra reunido. Cada persona añade su propia comida a un carrito compartido. Nadie ordena por el grupo, y nadie se queda con lo que el organizador supuso que le gustaría.

Lo que hay que tener en cuenta: si una orden grupal se convierte en tu opción predeterminada para una necesidad semanal recurrente, la comodidad de “ponerlo en marcha fácilmente” se convierte en una tarea repetitiva en muy poco tiempo. Funciona mejor como complemento de un programa más estructurado, o como opción preferida para equipos cuyos días de presencia en la oficina son tan irregulares que no tiene sentido establecer un programa fijo.

3. Créditos para comidas 

Cuando tu equipo no se encuentra en el mismo lugar al mismo tiempo (y no se trata de una situación temporal) los créditos para comidas suelen ser la opción más práctica. Cada persona dispone de un presupuesto individual que puede utilizar de forma independiente. No hay que coordinar una orden centralizada, ni una única dirección de entrega, y el programa funciona igual para alguien de tu oficina de Chicago como para un empleado remoto en Denver.

Los créditos individuales no crean un momento de comida compartida, y cuando se intenta utilizarlos como reemplazo, suele notarse. Por eso, en las empresas en las que la experiencia comunitaria es importante, los créditos funcionan mejor como complemento de una orden grupal ocasional, en lugar de como sustituto total de esta.

4. Catering 

El catering es para ocasiones especiales, no para el día a día. Reuniones generales, jornadas de capacitación, almuerzos de bienvenida, visitas de clientes… situaciones en las que se conoce el número de asistentes con antelación y se planifica con tiempo.

No resulta tan adecuado para el uso diario. Los plazos de entrega, el formato basado en bandejas y la carga de trabajo que supone la coordinación de cada evento están pensados para eventos puntuales. Los equipos que intentan utilizar el servicio de catering como solución semanal suelen descubrir que, en lugar de simplificar las cosas, les añade complejidad.

Adaptar tu programa de comidas a tu modelo de trabajo

Equipos completos en la oficina

Si tu equipo trabaja cinco días a la semana, un programa de comidas recurrente es probablemente la opción más rentable que puedes ofrecer. Las condiciones que lo complican en otros entornos no se dan aquí: la asistencia es predecible, el edificio de oficina es siempre el mismo y suele haber un horario natural para el almuerzo.

Una cuestión que conviene aclarar antes de organizar nada: ¿el equipo realmente come a la misma hora? En algunas oficinas, el mediodía es el mediodía y todo el mundo sale a la vez. En otras, el equipo de ingeniería sigue en su reunión diaria, el de ventas terminó 12:15 y el de operaciones come en su mesa cuando el momento lo permite. Si el horario de tu equipo es más escalonado de lo que parece en teoría, los créditos de comida individuales con un horario de entrega compartido suelen funcionar mejor que una única orden grupal.

Equipos híbridos

Los equipos híbridos suelen ser los más complicados de organizar correctamente, y el motivo es casi siempre el mismo. Un modelo de pago recurrente por persona supone que se sabe cuántas personas estarán en la oficina un día determinado. Los horarios de trabajo de los equipos híbridos hacen que esa suposición sea poco confiable: tres personas el lunes, treinta el jueves, en la misma semana, en el mismo equipo. Cualquier programa que requiera una plantilla estable para ser rentable empezará a parecer un despilfarro en muy poco tiempo.

En este caso, suele funcionar mejor un programa de comidas mixto:

• Los presupuestos de comidas funcionan porque el presupuesto es por persona y la orden es individual, lo que significa que no hay que organizar nada en función de quién haya acudido. 

• Una orden grupal es ideal para esos días en los que la mayor parte del equipo se reúne: el inicio de un proyecto, una jornada de planificación o un “viernes divertido”. 

Otra estrategia práctica consiste en configurar los créditos para que solo sirvan para entregas en la oficina. Esto ofrece a los empleados un motivo concreto para acudir a la oficina, lo que tiene un efecto muy diferente al de un correo electrónico en el que simplemente se les pide que estén más presentes.

Equipos con sedes en distintos lugares y distribuidos

El reto consiste en gestionar un sistema que resulte coherente en las tres oficinas y para el grupo de empleados remotos, sin tener que crear un programa distinto para cada sede.

• Los créditos para comidas funcionan bien en este contexto porque no requieren coordinación en el momento de la entrega. Cada persona hace su propia orden, esté donde esté, dentro de los límites presupuestarios que hayas establecido. 

• En el caso de las jornadas de equipo en las distintas oficinas, las órdenes grupales se encargan de la coordinación local. 

• En aquellos momentos en los que toda la empresa se reúne en un mismo lugar (una reunión trimestral fuera de la oficina, un evento para toda la familia), el servicio de catering es la opción ideal: se conoce el número de asistentes, el horario está planificado y una sola persona puede encargarse de la orden para todo el grupo.

Lo que hay que evitar es intentar ejecutar el mismo programa recurrente en todas las sedes como si se tratara de una sola oficina. Una organización que funciona bien en una sede central de 40 personas no se adapta automáticamente a una sucursal de 12 personas con una cultura de almuerzo diferente y un horario de entrega distinto. Los créditos permiten a cada centro gestionar el programa de comidas según sus propias condiciones, y no es necesario gestionar esa variación manualmente.

Resumen: programas de comidas en el lugar de trabajo por modelo

Qué debes tener en cuenta antes de poner en marcha tu programa de comidas

La primera decisión es elegir el modelo adecuado. Estas cuatro cuestiones vienen justo después, y si se cometen errores al organizarlas, normalmente hay que solucionarlos más adelante bajo presión.

Estructura del presupuesto para comidas de trabajo: por persona, por orden o por equipo

La estructura de tu presupuesto tiene repercusiones en la forma en que se utiliza realmente el programa. 

• Los créditos por persona son la opción más equitativa y la más fácil de gestionar a gran escala: todo el mundo recibe la misma cantidad, tú estableces los parámetros y el resto se hace automáticamente. 

• Los presupuestos por evento resultan más adecuados para las órdenes grupales y el catering, en los que el gasto está vinculado a una ocasión concreta y no a una asignación fija. 

• Los presupuestos por equipo resultan útiles cuando los responsables o jefes de equipo quieren organizar sus propias comidas sin tener que recurrir a un coordinador central para cada decisión.

Si se hace bien desde el primer día, se evita tener que volver a organizarlo más adelante cuando alguien del departamento de finanzas pregunte por qué las cifras no coinciden con el presupuesto aprobado.

Quién controla la orden

• Las órdenes gestionadas por el administrador consisten en que una persona prepara el carrito y realiza la orden en nombre de todos.

• Las órdenes gestionadas por los empleados permiten a cada persona realizar órdenes de forma independiente dentro de los parámetros que hayas establecido. 

Ninguna de las dos es mejor en términos absolutos. Cada una se adapta a objetivos y culturas de equipo diferentes.

El error es recurrir por defecto a un sistema de gestión controlado por los administradores porque parece más fácil de manejar, cuando en realidad el equipo sacaría más partido a un programa que les diera autonomía. El otro error es justo lo contrario: establecer un sistema de créditos controlado por los empleados para un equipo que desea una experiencia de almuerzo compartida y comunitaria, y preguntarse luego por qué la participación es baja.

Logística de la entrega

En el caso de un único edificio con un vestíbulo estándar, la mayoría de los programas de comidas funcionan sin necesidad de ninguna organización especial. 

Antes de poner en marcha tu programa de comidas en el trabajo, conviene tener en cuenta las oficinas de varias plantas o los edificios con accesos complicados, como mostradores de seguridad, montacargas o muelles de carga, sobre todo en los modelos de mayor volumen en los que se reciben varias entregas a la vez. 

Las cuestiones logísticas que parecen insignificantes durante la planificación suelen convertirse en un verdadero obstáculo el primer día de almuerzos ajetreados.

Cumplimiento normativo y control de gastos

Esta es la parte que a menudo se considera un extra prescindible y que, al cabo de tres meses, acaba siendo el motivo por el que alguien del departamento de contabilidad se opone a todo el programa de comidas.

Si el programa de comidas no se integra con el sistema que ya utiliza tu empresa para gestionar los gastos, habrás generado más trabajo de conciliación. Las integraciones automatizadas con plataformas como Concur, Expensify o Emburse hacen que los empleados no tengan que enviar recibos y que el departamento de finanzas no tenga que estar persiguiéndolos. Los códigos de gastos en la caja permiten a los usuarios asignar las órdenes al centro de costos adecuado sin necesidad de un proceso de seguimiento adicional.

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Una vez que sepas qué modelo se adapta mejor a tu oficina y hayas tomado las decisiones sobre la configuración, la organización en sí es muy sencilla.

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