Desde que la primera sede abrió sus puertas en 2002, KIPP Public Schools Northern California (conocida como KIPP NorCal) ha liderado el camino en lo que respecta a ofrecer oportunidades educativas accesibles, inclusivas y académicamente excelentes a personas jóvenes de toda la región. Actualmente, la organización opera 21 escuelas charter en siete ciudades: East Palo Alto, Oakland, Redwood City, San Francisco, San José, San Lorenzo y Stockton.
En las escuelas KIPP del norte de California, hay más de 6300 estudiantes inscritos, desde niños de jardín de infantes que ingresan al aula por primera vez hasta alumnos a punto de graduarse. La misión de la organización consiste en empoderarlos para que tengan éxito en el camino que sea que elijan recorrer.
Sin embargo, el equipo de KIPP NorCal no solo apunta a apoyar a los alumnos. También quiere garantizar que el personal se sienta reconocido y recompensado. “Cada escuela cuenta con un presupuesto anual para beneficios y obsequios”, comentó Chandhardeep Dool, gerente de Contabilidad de KIPP NorCal. “La forma en que utilicen ese presupuesto depende de ellas. Pueden usarlo para demostrar reconocimiento al personal mediante, por ejemplo, comidas, tarjetas de regalo, indumentaria u otros suministros”.
Los empleados no sabían con certeza qué calificaba como un gasto para comidas comerciales
Sin embargo, al equipo de KIPP NorCal, le surgía una inquietud frecuente. Dado que las escuelas primaria, media y secundaria operaban en diversos distritos escolares, prácticamente no había uniformidad en la manera en que el personal utilizaba sus beneficios adicionales ni tampoco se entendían los pasos necesarios para realizar y reclamar las compras. Los errores y discrepancias se volvieron un problema frecuente.
Y no era solo la falta de procesos de gasto estandarizados lo que le causaba problemas administrativos a KIPP NorCal. “Los empleados perdían los recibos, y esto genera un riesgo de auditoría, ya que, para cada compra, se requiere un recibo detallado”, explicó Dool.
Sin embargo, después de examinar diversos informes de gastos, algo llamó la atención de Dool. Una cantidad considerable de las compras del personal era de servicios de entrega de comida. Esto tenía sentido: durante un día ajetreado, comer es fundamental, pero no siempre hay tiempo para coordinar el catering para los eventos del personal o después de los programas escolares. Algunos miembros del personal también ordenaban comida a domicilio fuera del horario escolar con su tarjeta de crédito de KIPP NorCal, a pesar de que la tarjeta solo debía utilizarse con fines escolares durante la jornada laboral.
Al establecer un parámetro adecuado en torno a cuándo y cómo podrían hacerse gastos para comidas comerciales, el equipo de KIPP NorCal esperaba poder crear una situación beneficiosa para todos: eliminaría los reclamos erróneos, lo que, en los casos más graves, podía considerarse fraudulento, y, a la vez, haría que los servicios de entrega de comida estuvieran disponibles más fácil y rápidamente. Después de todo, se ha demostrado que brindarle comidas al personal es una excelente manera de expresar agradecimiento por su trabajo y potenciar la cultura organizacional.
KIPP NorCal necesitaba una nueva solución para el reembolso de comidas a los empleados
Dool y el equipo de KIPP NorCal necesitaban una solución que les permitiera lograr varios objetivos:
Ayudar al personal a comprender los parámetros en torno a las órdenes de comida
Hacer que pagar por las comidas comerciales fuera una experiencia más eficaz, identificable y fácil de usar
Permitir a los administradores recopilar y revisar fácilmente los informes de gastos en una plataforma centralizada
“Después de una investigación inicial, observamos que DoorDash para empresas satisfaría nuestras necesidades”, indicó Dool. “Decidimos implementarlo para algunas escuelas en un principio y, luego, en toda la organización”.
DoorDash para empresas brindó soluciones para los gastos de las comidas comerciales
Como solución todo en uno, DoorDash para empresas proporcionó los servicios y la comodidad que el equipo de KIPP NorCal estaba buscando. En primer lugar, se pudieron establecer límites con respecto a cuándo y dónde estaba permitida la entrega de comida, lo que eliminó el problema de que las órdenes se realizaran fuera del establecimiento o del horario de trabajo. “Puedo ver quién ordena y dónde, quién utiliza cada cosa y puedo agregar o eliminar personas de la cuenta”, afirmó Dool.
Esa comodidad se extiende a las escuelas y sus facultades. Con DoorDash para empresas, el personal podía ordenar comida de una amplia variedad de proveedores para adaptarse a sus preferencias personales; no solo restaurantes, sino también mercados. “Ha sido genial tener límites de presupuesto y de órdenes grupales que las escuelas pueden establecer por cuenta propia”, dijo Dool. “DoorDash para empresas ayuda a cada escuela a hacer un seguimiento de los gastos en los que incurre. Dado que estamos financiados por fondos públicos, nuestros gastos son información pública. Por lo tanto, es importante conocer todo eso y llevar un registro”.
Para Dool y el equipo de KIPP NorCal, la configuración y la incorporación fueron un proceso sencillo. “Nuestra gerenta de cuenta fue excelente. Nos proporcionó una carpeta con muchos puntos que explicaban cómo comenzar”, comentó. “Fue muy simple: sencillo y fácil de usar”. Además, la cuenta corporativa no tenía costo, por lo que DoorDash para empresas era más asequible que otras aplicaciones de entrega.
Según Dool, los comentarios de aquellos que utilizaron DoorDash para empresas, y de aquellos que llevan la contabilidad, han sido muy positivos. “Si alguien necesita encontrar una factura, simplemente podemos iniciar sesión y encontrarla de esa manera, en lugar de buscar entre los correo electrónicos”, señaló. “Como hay un portal centralizado, todas las facturas y cuentas están en un solo lugar.” Para los administradores de KIPP NorCal, esto ha sido revolucionario.
DoorDash resolvió el problema del reembolso de comidas a los empleados
Con dos nuevas escuelas que abrirán sus puertas en Stockton en 2024 y 2025, KIPP NorCal espera tener una fuerza laboral de más de 1000 empleados, y DoorDash para empresas les dará la libertad que necesitan para presupuestar sus órdenes de comida según sus necesidades específicas.
“Cada escuela es diferente (en cuanto a su comunidad y dirección, su presupuesto y sus necesidades, y sus empleados), por lo que la flexibilidad que ofrece DoorDash para empresas es realmente muy buena”, dijo Dool. “Si pudiéramos darle un consejo a otra organización como la nuestra, sería que DoorDash para empresas es excelente para llevar un registro de las facturas y los presupuestos. Es fácil de usar, todo está en un solo lugar y centralizado, y la solución es económica”.
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