Flexibilité

Bon retour au bureau! Conseils d’étiquette pour la nouvelle normalité

Utilisez ces conseils pour faciliter la transition vers des modèles de travail hybrides.

8 min de lecture
2022-09-20
DDfB - Etiquette Tips - UI card

C'est une période passionnante : un grand nombre d'entreprises ont vu comment les employés s'épanouissent dans un modèle de travail flexible. Cependant, les normes de travail ont changé. Les employés se sont habitués à de nouvelles routines, qu'il s'agisse de préparer le dîner pendant les appels, de participer à des réunions tout en marchant ou de porter des pantalons en molleton pendant le travail. Alors que les travailleurs retournent au bureau à plus grande échelle, ils se demanderont quelles nouvelles habitudes peuvent se perpétuer et lesquelles devraient rester à la maison.

En tant qu’employeur, vous avez un objectif majeur en tête : celui de rendre la transition entre le travail au bureau et à la maison aussi harmonieuse et efficace que possible. Vous devez être accommodant envers les membres de l’équipe d’une manière qui soutient votre culture d’entreprise partagée. La définition d’une étiquette de travail pour le retour au bureau peut vous aider à créer et à maintenir un environnement positif où les employés peuvent s’épanouir

Tout d’abord, qu’est-ce que l’étiquette au travail?

L'étiquette est généralement définie comme un ensemble de coutumes ou de normes observées dans un cadre particulier ou par un groupe particulier. L'étiquette au travail est un ensemble de normes de collaboration observées dans un lieu de travail spécifique. Cela peut aller des directives physiques (par exemple, la toilette, la tenue vestimentaire et le port du masque) aux directives comportementales, telles que les salutations appropriées et la conduite des réunions. 

Bien que l'étiquette au travail diffère selon le bureau et la culture, nous avons compilé quelques informations générales sur la façon d'élaborer votre propre politique d'étiquette et de rendre le retour au bureau aussi réussi que possible. 

Bon retour au travail : des normes pour les modalités de travail flexibles

En mars 2021, la Society for Human Resource Management a mis en garde contre un « tsunami » de démissions. Elle a cité des études indiquant que 50 % des employés avaient l’intention de chercher un nouvel emploi, et des données récentes justifient cette prédiction extrême. Votre milieu de travail a probablement été touché dans une certaine mesure, que ce soit positivement ou négativement, et vos employés ont dû s’adapter à tout cela. 

En termes simples : la nouvelle normalité a été remplie de changements. L'établissement de normes de travail claires peut créer un sentiment de normalité, minimiser les conflits et aider les employés à se sentir à l'aise et soutenus à mesure que vous avancez avec un modèle de travail flexible. 

De nombreuses personnes sont également confrontées à des problèmes de santé mentale qui compliquent la mise en œuvre de modèles de travail hybrides. Une récente enquête menée par Indeed a démontré que 67 % des personnes interrogées pensent que l’épuisement professionnel a pris de l’ampleur ces dernières années. Alors qu’il peut être bénéfique de se retrouver entre collègues, les employés peuvent avoir du mal à établir à nouveau des relations avec les autres. 

Le travail hybride perturbera probablement les routines mises en place par les employés et les obligera à naviguer dans des interactions qu'ils n'ont pas eues depuis plus d'un an. L'établissement de directives claires à suivre au bureau aidera à répondre aux préoccupations des employés et facilitera la mise en œuvre d'un modèle de travail flexible.

Soutenir les employés lors de la transition vers un modèle de travail flexible

Alors que votre équipe passe du bureau à la maison, il est extrêmement important que les employés maintiennent un sentiment de professionnalisme. Il est également important de reconnaître les événements des dernières années et l'impact qu'ils ont pu avoir sur eux. Dans cet esprit, voici quelques idées d'étiquette faciles à mettre en œuvre pour aider les employés à adopter un modèle de travail flexible. 

1. Communiqez clairement et souvent 

La meilleure chose que les dirigeants puissent faire pendant cette période est de communiquer. Encouragez les employés à poser des questions réfléchies, à proposer leurs idées et à dialoguer entre eux. Les employés ne doivent jamais présumer savoir ce que pensent leurs collègues sur un enjeu en particulier. Plutôt, ils devraient se montrer ouverts à la discussion. 

2. Définissez les attentes sur Zoom et au bureau

 Si votre entreprise fait partie des nombreuses organisations ayant du personnel hybride, qui partage son temps entre le bureau et la maison, vous devrez définir des directives pour chacun. Faites savoir aux employés quel type de participation est attendu dans chaque environnement : les membres de l’équipe à distance doivent-ils garder leur caméra activée? Les présentations doivent-elles avoir lieu en personne? Le port du masque est-il obligatoire dans la salle de conférences?

3. Insistez sur la ponctualité

 Bien que le travail à distance ait permis une certaine flexibilité, il est important que vos employés au bureau soient présents et à l’heure aux réunions (sinon, ils pourraient tout aussi bien se connecter à partir de chez eux). 

4. Encouragez la collaboration

L’un des plus grands avantages du retour au bureau est que les employés peuvent collaborer et échanger des idées entre eux. Encouragez-les à saisir cette occasion pour travailler ensemble en vue d’accomplir des projets. 

5. Établissez des normes de distanciation physique

La poignée de main a déjà été la salutation standard, mais maintenant, chaque personne a un niveau de confort différent en ce qui concerne la proximité avec les autres ou les contacts physiques. Choisissez une salutation recommandée, qu’il s’agisse d’une poignée de main, d’un coup de coude ou d’un signe de la main. Si votre immeuble dispose d’un ascenseur ou d’autres zones où les employés sont en contact étroit, vous pouvez demander à ceux-ci de respecter la distanciation et apposer des autocollants à six pieds l’un de l’autre sur le sol à titre de rappel.

6. Favorisez l’empathie

Il est impossible de savoir ce que vit la personne devant nous. Les employés peuvent être plus stressés que d’habitude, donc il faut leur rappeler de faire preuve d’empathie et de comprendre les besoins des autres. 

7. Ne partagez pas de nourriture ou de boissons

Les membres de votre équipe sont peut-être ravis d’apporter des friandises ou de partager un repas au bureau, mais rappelez-leur que ce n’est pas l’option la plus sûre en ce moment. Plutôt, envisagez de les laisser manger ensemble avec les Repas d’employés DoorDash pour entreprise, qui vous permettent de grouper les commandes de repas emballés individuellement dans un seul panier. 

8. Faites attention aux détails

Les employés se sont peut-être habitués à travailler sur plusieurs tâches plus souvent qu’à l’habitude lorsqu’ils travaillent à domicile, mais vous devez leur rappeler qu’il est toujours important de se concentrer et de s’occuper des petites choses. Rappelez à votre équipe de prêter attention aux noms des collègues, aux heures de réunion, aux délais et à d’autres détails pour faire bonne impression.  

9. Soyez conscient des autres sur le lieu de travail

De nombreux travailleurs se sont habitués à être seuls toute la journée, ils ont donc peut-être perdu l’habitude de prendre des appels en silence ou de partager leur espace de travail. Rappelez à vos employés de garder leurs collègues à l’esprit, de respecter les horaires différents, de porter des écouteurs et d’aider les autres au besoin. 

10. Soyez positif

La négativité peut faire des ravages sur le lieu de travail. Aidez vos employés à recadrer leurs pensées négatives en regardant du côté positif. Ce type d’approche peut aider à cultiver un état d’esprit axé sur les solutions, où votre équipe est plus apte à voir chaque défi comme une occasion d’apprentissage et à proposer des solutions créatives.  

11. Décidez d’un code vestimentaire qui convient à tous

Le type de vêtements qui convient à votre bureau peut avoir changé. Par exemple, si la moitié de votre personnel travaille à distance, est-il nécessaire que les membres de votre équipe au bureau portent un veston et une cravate? À l’inverse, si vous avez des réunions externes en personne, les pantalons de survêtement comme ceux qu’ils portaient à la maison sont-ils acceptables? Certaines entreprises choisissent de reprendre leur code vestimentaire antérieur, comme la société de gestion de patrimoine Arch Global Advisors, qui a déclaré au Wall Street Journal que son code vestimentaire professionnel avait contribué à conserver la culture de l’entreprise lors du retour au bureau. 

12. Normalisez les discussions sur la satisfaction des employés

Gardez les lignes de communication ouvertes. Assurez-vous que vos employés sont satisfaits des changements qui se produisent dans votre lieu de travail et écoutez leurs suggestions d’amélioration. Avec des niveaux d’anxiété qui montent en flèche à la fois au travail et dans la vie personnelle, vos employés peuvent également bénéficier d’une formation à la pleine conscience, une stratégie cognitive qui s’est avérée efficace pour améliorer le bien-être en général.  

13. Respectez l’équilibre travail-vie personnelle

Avec un retour au travail, il est plus important que jamais d’encourager l’équilibre travail-vie personnelle, et la séparation entre la maison et le bureau peut même aider les employés à trouver un meilleur équilibre. Pendant la pandémie, 46,5 % des travailleurs à domicile ont déclaré ne prendre que rarement ou jamais une pause dîner d’une heure complète. Encouragez vos employés à prendre le temps de dîner avec un abonnement à la DashPass pour les employés qui rend des aliments frais et nutritifs accessibles avec la livraison gratuite et des frais réduits sur les commandes admissibles. Réfléchissez avant de demander à un membre de l’équipe de rester tard ou de lui envoyer des courriels en dehors des heures de bureau. Assurez-vous que la direction établit un bon précédent en respectant les heures de travail et en minimisant les tâches de dernière minute inutiles. 

14. Offrez des mesures d’adaptation pour l’accessibilité

Si certains de vos employés ne peuvent pas physiquement retourner au bureau tous les jours en raison d’un handicap personnel ou d’un problème familial, concevez un processus qui leur permet de demander une mesure d’adaptation ou une exception (certains États ont même un processus légal pour les congés d’invalidité ou les congés pour soins). Gardez ces membres de l’équipe connectés grâce à des activités à distance, des réunions et un programme de repas payés à domicile.

Mettre en place le succès : choses à garder à l'esprit

Pour que vos nouvelles directives soient efficaces, vous avez besoin de l'adhésion de votre équipe. N'oubliez pas : vos employés sont plus heureux lorsqu'ils peuvent être eux-mêmes au travail. Les règles que vous mettez en place devraient finalement aider les employés à mieux faire leur travail, sans le stress supplémentaire de se demander comment agir au bureau. 

Voici quelques idées d'étiquette de travail pour vous assurer que votre équipe se sent soutenue. 

Encouragez les idées et l’expression personnelle

Essayez de vous en tenir à l’étiquette générale des affaires, mais n’empiétez pas trop dans l’expression personnelle ou les libertés. Dans un sondage Deloitte, 25 % des répondants ont identifié un environnement où ils peuvent être eux-mêmes comme moteur du sentiment d’appartenance au travail. En fin de compte, votre lieu de travail a besoin d’une variété de perspectives pour prospérer, de sorte que vos directives doivent toujours encourager les gens à s’exprimer et à partager ses idées. 

Privilégiez la diversité

Une main-d’œuvre diversifiée a besoin de directives diversifiées. Gardez à l’esprit l’inclusivité lorsque vous établissez des normes et assurez-vous que vos directives d’étiquette de travail n’éliminent aucune voix ni ne discriminent aucune identité. 

Établissez des niveaux d’importance

Décidez s’il s’agit de règles qui doivent être suivies ou de suggestions que les employés peuvent choisir de suivre et clarifiez votre position afin qu’il n’y ait pas de confusion. 

Maintenez une ambiance légère

L’objectif n’est pas de forcer les gens à faire des choses qui les mettent mal à l’aise, mais plutôt d’éliminer le stress d’essayer de comprendre ce qui est acceptable au bureau. 

De l'idée à l'action : mettez en œuvre l'étiquette au travail

Votre équipe veut se sentir écoutée 

La première étape de la mise en œuvre d’une étiquette en milieu de travail consiste à être transparent sur ce que vous souhaitez accomplir. Vous voudrez également obtenir l’adhésion des employés aux directives que vous formulez. Rappelez à votre équipe que vous voulez les aider à réussir pendant cette période et que vous avez besoin de leur pleine participation pour que cela fonctionne. C’est une bonne idée de présenter des informations dans un forum ouvert afin que chacun puisse exprimer ses opinions. 

Faites-en une conversation à deux sens 

Envisagez d’offrir de la nourriture gratuite lors d’une réunion sur ce sujet, en utilisant DoorDash pour entreprise à la maison et au bureau. Constituant une option plus sûre qu’un traiteur, les repas pour employés garantissent que vous recevez des aliments emballés et étiquetés individuellement, tandis que les repas payés vous permettent de définir un budget pour les employés à distance afin qu’ils puissent profiter de la nourriture tout en participant à une réunion. 

Ne changez pas tout en même temps 

Il y a de fortes chances que bon nombre de vos nouvelles politiques reposent sur des politiques que vous aviez en place auparavant. Mais si vous introduisez des changements importants, vous devrez peut-être les déployer par étapes afin que votre équipe ne soit pas submergée. 

Définissez des points de contrôle

 À mesure que les employés se familiarisent avec les nouvelles routines de bureau et que le paysage continue d’évoluer, vous devrez peut-être réévaluer certaines des normes que vous avez définies. Évaluez régulièrement les commentaires sur la façon dont votre équipe se sent afin de savoir quand vous devez apporter des modifications. 

Concentrez-vous sur le soutien 

Envisagez de réévaluer votre ensemble d’avantages sociaux pour refléter le nouveau paysage. Comment faciliter la vie des membres de l’équipe alors qu’ils font partie d’un modèle de travail hybride? Offrez des avantages qui réduisent le stress et aident votre équipe à rester productive et heureuse. Selon une étude DoorDash de 2020, 82 % des employés déclarent qu’ils se sentiraient plus satisfaits au travail si leur entreprise offrait des cartes gratuites de livraison de nourriture. D’autres idées incluent des avantages pour les navetteurs et des horaires flexibles mensuels ou du temps à distance pour aider les employés à prioriser la santé mentale. 

Célébrez les réussites 

La transition entre le travail au bureau et à la maison est une énorme modification et un accomplissement. Assurez-vous de remercier vos employés de s’être adaptés à un nouvel ensemble de règles, qu’il s’agisse d’une célébration à l’échelle de l’équipe ou d’une carte-cadeau DoorDash pour entreprise « juste parce que ». 

Pour beaucoup, le travail hybride est un signe positif et un moyen d'aller de l'avant. En mettant l'accent sur l'étiquette au travail et une solide culture d'entreprise, votre équipe sera prête à réussir dans la nouvelle normalité. 

Si vous voulez plus de conseils pour soutenir votre équipe au cours des prochains mois, téléchargez notre guide, The Future of the Office (en anglais seulement) pour améliorer la culture de votre entreprise et la satisfaction des employés dans la nouvelle réalité du travail.

Auteur(e)

Kristen Van Nest

Kristen Van Nest

Rédactrice C3E indépendante