La planification du party des Fêtes vient de vous tomber sur les épaules. Peut-être vous êtes-vous porté volontaire, peut-être que ça faisait simplement partie du boulot. Quoi qu’il en soit, la date est maintenant au calendrier et votre équipe s’attend à quelque chose d’un peu mieux qu’un simple gâteau dans la salle de pause.
La planification d’un party des Fêtes au travail devient beaucoup plus simple lorsque vous cessez de la voir comme une seule grande tâche et commencez à l’aborder selon un échéancier. Ce guide vous propose un plan semaine par semaine, une marche à suivre pour le service de traiteur des fêtes organisées au bureau et une liste de vérification gratuite que vous pouvez télécharger et partager avec les personnes qui vous aident à tout organiser.
Points importants à retenir
Si possible, commencez de huit à dix semaines à l’avance. Six semaines peuvent toujours suffire si vous réglez rapidement la question du repas.
Confirmez le nombre de participants avant de passer votre commande de nourriture, et non après.
Adaptez la formule de repas à la taille du groupe : commandes individuelles pour les petites équipes et service de traiteur pour les plus groupes plus nombreux.
Renseignez-vous sur les besoins alimentaires dans la demande de confirmation de présence afin que personne ne se retrouve avec seulement quelques craquelins dans son assiette.
Regroupez tout dans une seule liste de vérification partagée afin que votre groupe de planification sache qui est responsable de quoi.
Ce qu’il faut décider avant de commencer à planifier votre party des Fêtes au travail
Avant de réserver quoi que ce soit ou d’envoyer la moindre invitation, réglez quelques éléments de base. Toutes les décisions qui suivront, du menu à l’heure de la fête, dépendront de ces réponses. Les modifier en cours de route est souvent une importante source de stress.
Pourquoi vous organisez cette fête. Pour remercier votre équipe après une longue année, pour permettre à des équipes qui se côtoient rarement de passer du temps ensemble ou simplement pour prendre une pause décontractée avant que tout le monde décroche pour les Fêtes. Votre objectif déterminera le degré de formalité de la fête.
Où elle aura lieu. Organiser la fête au bureau permet de réduire les coûts et facilite la participation, puisque les gens sont déjà sur place. Un lieu à l’extérieur du bureau peut donner un caractère plus spécial à l’événement, mais implique aussi des délais de réservation, des dépôts et des déplacements.
Quand elle aura lieu. Une fête à l’heure du dîner ou en fin d’après-midi pendant les heures de travail attire généralement plus de participants qu’un événement en soirée, particulièrement chez les personnes qui doivent faire la navette ou qui ont des responsabilités familiales.
Environ combien de personnes participeront. Vous n’avez pas encore besoin d’un nombre exact, mais il vous faut une estimation. Un groupe de 12 personnes et un groupe de 80 personnes nécessitent des plans de repas bien différents.
Votre budget. Commencez par établir un budget total, puis divisez-le par le nombre de participants prévu afin d’obtenir un montant par personne. Ce montant par personne orientera presque toutes vos décisions concernant la nourriture par la suite.
Dans une grande entreprise, la planification d’un party des Fêtes peut également nécessiter une coordination avec la direction pour choisir le moment ou déterminer si les contractuels et les stagiaires sont invités. Prenez ces décisions tôt dans le processus. Il est également préférable de parler de « party des Fêtes » plutôt que de « party de Noël », afin que l’événement soit accueillant pour les personnes qui célèbrent différentes fêtes, ou qui n’en célèbrent aucune.
Si vous hésitez encore sur le thème ou les activités, consultez ces idées de fêtes au bureau avant de finaliser votre plan.
Votre échéancier de planification pour le party des Fêtes au travail
Si vous vous êtes déjà demandé comment organiser un party des Fêtes sans tout faire à la dernière minute, la solution consiste à diviser la planification en plusieurs étapes. Voici un échéancier conçu pour une fête typique organisée au bureau, avec les décisions concernant la nourriture placées au moment où elles doivent réellement être prises. Utilisez-le comme liste de vérification pour planifier votre party des Fêtes et adaptez les dates si vous commencez plus tard.
Huit à dix semaines à l’avance : établir le plan
À cette étape, l’objectif est de s’entendre sur les éléments de base afin de ne pas avoir à les remettre en question en décembre.
Formez un petit groupe de planification. Deux ou trois personnes suffisent pour la plupart des bureaux.
Confirmez la date ainsi que l’heure de début et l’heure de fin avec la direction.
Définissez le budget total et votre montant cible par personne.
Choisissez la formule : dîner, rencontre informelle en après-midi ou événement après les heures de travail.
Envoyez un petit sondage si vous souhaitez obtenir l’avis des participants sur les dates ou leurs préférences alimentaires.
Quatre à six semaines à l’avance : finalisez le repas et les invitations
Il est maintenant temps de transformer votre plan en un événement que les gens peuvent ajouter à leur calendrier.
Envoyez les invitations avec une demande de confirmation de présence qui permet d’indiquer les restrictions alimentaires et les allergies.
Dressez une courte liste de deux ou trois restaurants ou services traiteurs qui correspondent à votre budget et à la taille prévue de votre groupe.
Choisissez votre formule de repas : plateaux à partager ou repas individuels en boîte.
Prévoyez les boissons, les desserts, les assiettes, les serviettes de table et tout ce qui ne sera pas compris dans la commande.
C’est à cette étape que le service de traiteur pour votre party des Fêtes au bureau passe d’une simple idée à une courte liste d’options. Les restaurants et les services de traiteur sont très occupés en décembre. En préparant plusieurs options dès maintenant, vous pourrez vous rabattre sur une autre si votre premier choix affiche complet.
Deux semaines à l’avance : confirmez le nombre de participants et passez votre commande auprès du service de traiteur
Votre objectif à cette étape est d’obtenir le nombre définitif de participants et de confirmer votre commande de nourriture.
Fermez les confirmations de présence et envoyez un rappel aux personnes qui n’ont pas encore répondu.
Finalisez le nombre de participants, puis prévoyez une petite marge pour les confirmations tardives et les invités supplémentaires.
Passez ou planifiez votre commande auprès du service de traiteur pour le jour du party des Fêtes au bureau, y compris l’heure de livraison et les détails concernant le lieu de dépôt.
Comparez votre liste de besoins alimentaires au menu et comblez toute lacune.
Grâce au service de traiteur pour entreprises, vous pouvez planifier une commande jusqu’à 14 jours à l’avance, ce qui cadre parfaitement avec cette étape.
La semaine du party ou le jour même
La plupart des problèmes qui surviennent le jour du party sont liés à de petits détails dont personne n’est responsable. Attribuez-les dès maintenant.
Envoyez un dernier rappel indiquant l’heure, le lieu et tout ce que les participants doivent apporter.
Confirmez la plage horaire de livraison et le lieu de dépôt exact (réception, quai de chargement, étage précis).
Désignez une personne pour recevoir la livraison et suivre la commande.
Préparez l’aire de service : tables, ustensiles de service, étiquettes pour les plats adaptés à différents besoins alimentaires, poubelles et bacs de recyclage.
Après le party
Bien terminer les choses facilitera grandement la planification de l’année prochaine.
Rangez ou jetez les restes de façon sécuritaire (nous abordons la salubrité alimentaire plus loin).
Envoyez un message de remerciement à l’équipe et à toutes les personnes qui ont participé à la planification.
Demandez rapidement l’avis des participants : ce qu’ils ont aimé et ce qu’ils changeraient.
Conservez vos notes, les coordonnées des fournisseurs et le nombre définitif de participants pour l’année prochaine.
Vous aimeriez avoir cet échéancier dans un format que vous pouvez imprimer et partager? Téléchargez gratuitement la liste de vérification pour planifier votre party des Fêtes au travail.
Comment planifier le service de traiteur pour votre party des Fêtes au travail
Pour la plupart des fêtes organisées au bureau, la nourriture représente à la fois l’une des dépenses les plus importantes et l’un des aspects logistiques les plus complexes. Une recherche de services traiteurs pour les fêtes des Fêtes donne généralement une longue liste de fournisseurs locaux, ce qui est utile une fois que vous savez ce dont vous avez besoin. Il est plus facile de bien organiser le service de traiteur pour votre party des Fêtes au travail si vous déterminez d’abord quelques éléments : la formule, les quantités et la façon dont vous répondrez aux besoins alimentaires de chacun.
Service de traiteur ou commandes de groupe : quelle option convient à votre fête?
La méthode de commande idéale dépend principalement de la taille de votre groupe.
Petites équipes (jusqu’à environ 15 personnes) : les commandes de groupe vous permettent de choisir un restaurant et de partager un lien afin que chacun puisse ajouter son propre repas à une seule commande. Le tout arrive livré en une seule fois et facturé sur une seule note. Cette formule convient bien lorsque tout le monde se trouve dans le même bureau et que vous voulez permettre à chacun de choisir son repas.
Groupes plus nombreux (environ 15 à 100 personnes) : le service de traiteur aux entreprises est plus approprié. Vous passez une seule commande pour toute la fête, choisissez des plateaux ou des repas individuels en boîte, et le restaurant prépare la commande en fonction de la taille du groupe. Le service de traiteur convient particulièrement aux événements planifiés dont vous connaissez déjà le nombre de participants.
Si votre groupe compte environ 10 à 15 personnes, les deux options peuvent convenir. Choisissez les commandes de groupe si le choix individuel est votre priorité, et le service de traiteur si vous préférez proposer un repas à partager.
Quelle quantité commander
Fiez-vous au nombre confirmé de participants, et non à la liste des personnes invitées. Prévoyez une petite marge pour les confirmations tardives, puis adaptez les quantités au moment de la journée. Pour une fête à l’heure du dîner, prévoyez un repas complet par personne, tandis qu’une rencontre en après-midi peut plutôt miser sur des hors-d’œuvre, des bouchées et des desserts.
Les menus de service de traiteur indiquent généralement combien de personnes chaque plateau peut servir. Utilisez ces renseignements comme point de départ et arrondissez légèrement à la hausse pour les plats principaux. Pour trouver de l’inspiration pour votre menu et des idées de portions selon la taille de votre groupe, consultez ces idées de repas pour les fêtes au bureau.
Plateaux ou repas individuels en boîte
Les plateaux à partager donnent davantage l’impression d’être à une fête. Les gens se rassemblent autour de la table, se resservent et discutent pendant qu’ils mangent, ce qui est exactement l’ambiance recherchée lors d’une rencontre informelle. Ils sont aussi souvent plus économiques pour les grands groupes.
Les repas individuels en boîte sont un peu moins festifs, mais ils règlent de vrais problèmes. Chaque personne reçoit un repas étiqueté, les besoins alimentaires sont plus faciles à gérer, le nettoyage est plus rapide et les repas en boîte conviennent mieux lorsque les gens arrivent à différents moments.
Répondre aux besoins alimentaires
La façon la plus simple de gérer les besoins alimentaires est de vous renseigner tôt. Ajoutez un court champ à votre demande de confirmation de présence pour les allergies et les restrictions alimentaires, puis comparez votre menu à cette liste avant de passer votre commande.
Assurez-vous que les personnes végétariennes, végétaliennes et celles qui suivent un régime sans gluten disposent d’un repas complet, et non simplement d’une salade d’accompagnement.
Étiquetez chaque plat, particulièrement ceux qui contiennent des allergènes courants.
Placez les aliments adaptés aux personnes ayant des allergies dans une section distincte de la table et prévoyez des ustensiles de service qui leur sont réservés.
Assurer la salubrité du buffet
Les aliments qui restent trop longtemps à la température ambiante peuvent rendre les gens malades, et il est facile de les oublier lorsque la fête au bureau se prolonge.
Servez de plus petites portions et réapprovisionnez-les à partir de la cuisine ou du réfrigérateur plutôt que de tout sortir en même temps.
Remplacez les plateaux par des plateaux frais au lieu d’ajouter de nouveaux aliments à un plateau à moitié vide.
Gardez les plats froids sur de la glace et les plats chauds dans des réchauds si la fête se prolonge.
Jetez tout aliment périssable qui est resté à la température ambiante pendant plus de deux heures.
Comment organiser une fête des Fêtes au bureau avec un budget limité
Un budget plus modeste ne signifie pas que votre party sera moins réussi. Planifier un party des Fêtes au bureau avec un budget limité consiste surtout à investir là où les gens le remarqueront, et la nourriture est généralement l’élément qui compte le plus.
Organisez la fête pendant la journée. Un dîner au bureau permet d’éviter les frais de location d’un lieu et coûte généralement moins cher par personne qu’un souper.
Restez au bureau. Décorez une salle de conférence ou une aire commune au lieu de louer un espace.
Misez sur un excellent plat principal. Un seul plat principal populaire accompagné de quelques plats d’accompagnement simples et de desserts fait souvent meilleure impression qu’un vaste choix de plats ordinaires.
Privilégiez les plateaux pour les grands groupes. Les plateaux à partager permettent généralement de nourrir davantage de personnes que les repas individuels lorsqu’il s’agit d’un grand groupe.
Regroupez vos dépenses. Une seule commande et une seule facture facilitent beaucoup le suivi des dépenses alimentaires par rapport à votre budget.
Si vous devez d’abord faire approuver un budget, ce guide sur la création d’un budget de service de traiteur pour entreprises peut vous aider à présenter votre demande.
Liste de vérification gratuite pour planifier votre party des Fêtes au travail
La planification est plus simple lorsque tout le monde travaille à partir de la même liste. Nous avons transformé cet échéancier en un modèle imprimable de planification d’un party des Fêtes que vous pouvez partager avec votre groupe de planification, remplir au fur et à mesure et réutiliser l’année prochaine.
La liste de vérification pour planifier un party des Fêtes au bureau comprend :
Un échéancier semaine par semaine avec des cases à cocher pour chacune des tâches ci-dessus
Une feuille de calcul pour le nombre de participants et la nourriture, comprenant les confirmations de présence, la marge à prévoir, la formule de repas, la date de la commande et l’heure de livraison
Un outil de suivi des besoins alimentaires afin de vous assurer que chaque restriction est prise en compte
Un outil simple de suivi du budget pour la nourriture, les boissons, les décorations et les dépenses supplémentaires
Un déroulement détaillé pour le jour de la fête couvrant l’installation, la personne-ressource pour la livraison, le service et le nettoyage
Téléchargez gratuitement la liste de vérification pour planifier votre party des Fêtes au travail.
Planifiez le service de traiteur de votre party des Fêtes avec DoorDash pour entreprise
La nourriture est l’un des éléments de la fête dont les gens se souviennent le plus, mais c’est aussi celui qui comporte le plus de détails à coordonner. DoorDash pour entreprise simplifie les deux extrémités de votre échéancier. Pour une équipe plus petite, les commandes de groupe permettent à chacun de choisir son propre repas auprès d’un restaurant.
Pour un groupe plus nombreux, le service de traiteur pour entreprises vous permet de commander des plateaux ou des repas en boîte auprès de restaurants équipés pour servir de grands groupes, de planifier la commande à l’avance et de suivre la livraison le jour de la fête.
Le service de traiteur est offert dans un nombre croissant de villes. Vérifiez s’il est disponible dans la vôtre. Et si vous souhaitez remercier votre équipe en plus d’organiser la fête, les cartes-cadeaux pour employés sont une solution simple.
Foire aux questions
Combien de temps à l’avance devriez-vous commencer à planifier un party des Fêtes au travail?
Un délai de huit à dix semaines vous permet de fixer la date, le budget et le menu sans vous presser. Les fêtes organisées dans des lieux populaires à l’extérieur du bureau peuvent nécessiter plus de temps de préparation. Pour une fête organisée au bureau, un délai de quatre à six semaines peut suffire si vous confirmez rapidement le nombre de participants et la commande de nourriture.
Quels sont les aliments les moins chers à faire préparer par un service traiteur pour une fête?
Les plateaux à partager de pâtes, de tacos, de sandwichs ou de bols de riz et de protéines comptent généralement parmi les options les plus économiques pour les groupes, puisqu’un seul plateau peut nourrir plusieurs personnes. Un plat principal rassasiant accompagné de quelques plats d’accompagnement simples et de desserts permet de réduire le coût par personne
Quelles sont de bonnes idées de repas pour un party des Fêtes d’entreprise?
Parmi les valeurs sûres, on trouve les bars à tacos ou à pâtes à composer soi-même, les plateaux de sandwichs et de roulés, les assortiments de hors-d’œuvre et les plateaux de desserts. Prévoyez au moins une option qui convient aux personnes végétariennes et à celles qui suivent un régime sans gluten afin que tout le monde puisse profiter d’un repas complet.
Comment planifier une fête des Fêtes au travail avec un budget limité?
Organisez la fête au bureau pendant les heures de travail, établissez tôt un budget de nourriture par personne et consacrez la majeure partie de vos dépenses à un bon plat principal. Pour les grands groupes, les plateaux à partager coûtent généralement moins cher par personne que les repas individuels.
Devrais-je choisir un service de traiteur ou des commandes de groupe pour un party des Fêtes au bureau?
Pour les petites équipes comptant jusqu’à environ 15 personnes dans un même bureau, les commandes de groupe permettent à chacun de choisir son propre repas. Pour les groupes plus nombreux, le service de traiteur pour entreprises est généralement plus simple, puisque vous passez une seule commande pour toute la fête et pouvez choisir entre des plateaux à partager et des repas en boîte.
Quand devrais-je passer une commande auprès d’un service de traiteur pour un party des Fêtes?
Essayez de finaliser votre commande environ deux semaines avant la fête, une fois les confirmations de présence reçues. En dressant une courte liste de restaurants de quatre à six semaines à l’avance, vous aurez des solutions de rechange si votre premier choix affiche complet pendant la période très occupée de décembre.
