Qu’est-ce qu’un programme de repas de groupe?

Un programme de repas de groupe est une approche structurée qui permet de proposer des repas récurrents, soutenus par l’entreprise, aux employés, quels que soient leurs lieux et leurs modes de travail. Il combine généralement des commandes de groupe et des services de traiteur au bureau, des avantages liés aux repas flexibles comme des crédits et des bons, ainsi que des outils centralisés pour la gestion des budgets, des politiques et des rapports.

Lorsqu’il est bien mis en œuvre, il transforme les repas quotidiens en un avantage visible pour les employés, ce qui renforce leur sentiment de reconnaissance, réduit les problèmes logistiques et offre aux équipes des RH et des finances une meilleure visibilité sur les dépenses alimentaires. Pour les gestionnaires des RH et du personnel, les repas deviennent un levier pratique pour renforcer l’engagement et la culture d’entreprise, et pas seulement un avantage.

Pourquoi les entreprises devraient-elles investir dans les avantages liés aux repas offerts aux employés?

Les avantages liés aux repas offerts aux employés peuvent répondre à plusieurs priorités à la fois, qu’il s’agisse du moral des équipes, du travail hybride ou de la maîtrise des budgets. Un programme de repas de groupe bien pensé permet aux organisations de passer de commandes ponctuelles à une solution fiable et mesurable.​

Principales raisons pour lesquelles les gestionnaires des RH et du personnel investissent :​

• Améliorer l’engagement et la rétention en témoignant de la reconnaissance aux employés de manière concrète et en favorisant les occasions de se réunir en personne.​

• Faire gagner du temps aux employés en réduisant le besoin de planifier, de préparer ou de se déplacer pour leurs repas chaque semaine.​

• Encourager le travail hybride en associant les repas aux journées de présence au bureau, afin de valoriser les déplacements et de rendre les journées de collaboration plus gratifiantes.​

• Démontrer la valeur du programme auprès des équipes des finances et de la direction grâce à des outils centralisés qui suivent les dépenses alimentaires, l’utilisation et le niveau de satisfaction des équipes des différents sites.

Chapitre 1. Concevez un programme de repas de groupe adapté à tous les sites

Les meilleurs programmes de repas de groupe offrent un mélange d’options adaptées au lieu et au mode de travail des employés. Une telle flexibilité garantit que les équipes au bureau, en mode hybride, à distance ou sur le terrain bénéficient d’un traitement équitable, pour que personne ne se sente mis de côté.

Pour tirer le meilleur parti des nombreuses options de programmes, commencez par relier chaque solution à des cas d’utilisation adaptés à votre organisation.

Les crédits de repas fournissent des allocations récurrentes ou ponctuelles gérées par l’intermédiaire du portail d’administration centralisé de DoorDash pour entreprise, avec des profils d’entreprise et des intégrations de dépenses intégrées afin que les reçus admissibles puissent être automatiquement transférés vers des outils comme SAP Concur, Expensify ou Emburse. Pour les employés qui voyagent régulièrement, cela peut réduire les dépenses manuelles et les maux de tête liés aux reçus perdus.

Les employés hybrides et à distance ont besoin d’avantages liés aux repas flexibles
Les crédits de repas payés leur permettent de disposer de budgets récurrents pour leurs repas au bureau, leurs longues soirées ou leurs déplacements, tout en offrant aux RH un contrôle sur le moment, le lieu et le montant des dépenses.​

Personnel sans bureau, équipes sur le terrain et voyageurs fréquents
Souvent, ces personnes ont des horaires serrés et changent d’endroits, donc une configuration de repas flexible leur permet d’obtenir une livraison de nourriture fiable.

La DashPass permet aux employés de trouver rapidement des repas à proximité de leur lieu de travail ou de leur hôtel, tandis que l’entreprise optimise son budget grâce à des frais de livraison nuls et des frais de service réduits. Les employés ont aussi tendance à l’adopter rapidement, car l’expérience est semblable à celle d’une commande personnelle sur DoorDash, qui est familière et facile à utiliser.

Pour les journées au bureau et les bureaux centraux
Les commandes de groupe fournissent des allocations récurrentes ou ponctuelles gérées par l’intermédiaire du portail d’administration centralisé de DoorDash pour entreprise, avec des profils d’entreprise et des intégrations de dépenses intégrées afin que les reçus admissibles puissent être automatiquement transférés vers des outils comme SAP Concur, Expensify ou Emburse. Pour les employés qui voyagent régulièrement, cela peut réduire les dépenses manuelles et les maux de tête liés aux reçus perdus.

Pour des événements ponctuels comme des assemblées virtuelles, des réunions hors site ou des formations
Les bons permettent de générer des liens à usage unique que les employés et les invités peuvent utiliser dans un budget et un délai prédéfinis. Les entreprises ne paient que pour les bons utilisés, ce qui garantit une gestion prévisible des coûts.​

Chapitre 2. Misez sur la cohérence plutôt que sur la complexité

Les meilleurs programmes de repas de groupe n’ont pas besoin de commencer à grande échelle; l’essentiel est de créer un cadre reproductible. Une fréquence régulière et des attentes bien définies favorisent la participation des employés et simplifient la planification pour les administrateurs.​

Définissez une fréquence de repas
Pour maintenir une forte participation tout en maîtrisant les budgets Par exemple, des repas traiteur mensuels ou trimestriels peuvent être intégrés à des événements importants comme des assemblées, des réunions mensuelles ou des célébrations de jalons importants.​ Des repas hebdomadaires peuvent également renforcer l’engagement des employés et maintenir des niveaux élevés de productivité.

Utilisez un calendrier de repas récurrent
Faites des repas un moment attendu par les employés en planifiant les commandes de groupe.​ Un calendrier accessible permet de prévenir les conflits avec d’autres événements ou les périodes de forte activité.​ Les rappels automatiques et les commandes récurrentes simplifient considérablement la gestion en réduisant la coordination manuelle. 

Centralisez et simplifiez la logistique des commandes
La gestion manuelle des commandes auprès de différents restaurants ou dans des feuilles de calcul alourdit le travail des administrateurs et crée de la confusion pour les employés. Un système de commande de groupe centralise la gestion : les employés sélectionnent leurs repas, et l’entreprise gère une livraison unique.​

Grâce à la commande de groupe de DoorDash, les administrateurs peuvent effectuer ce qui suit :​

• Donner aux employés la possibilité de choisir ce qu’ils veulent, tout en regroupant l’ensemble des commandes en une seule livraison au bureau.​

• Définir des créneaux de livraison et des délais de commande jusqu’à deux semaines à l’avance afin d’éviter les imprévus de dernière minute.​

• Utiliser un budget centralisé pour les paiements, tout en permettant aux employés d’utiliser leurs crédits de repas ou leurs cartes personnelles en cas de dépassement.​

Ce système permet de gagner du temps en évitant de gérer les reçus, de suivre les commandes ou de répondre à des questions comme « Ma commande est-elle confirmée? », tout en offrant aux employés la liberté de choisir leurs repas.

Assurez une gestion prévisible des dépenses pour le directeur des finances

La budgétisation est la clé d’un programme de repas de groupe durable. Remplacer les remboursements ponctuels par des crédits de repas structurés et des plafonds définis par personne simplifie la gestion du budget et les rapports financiers.​ 

Budgets par personne ou par équipe
DoorDash vous permet de définir des plafonds par personne uniformes pour tous les sites, avec la possibilité de les ajuster en fonction du coût de la vie, au besoin.​ Pour vos événements, établissez un budget par participant tout en offrant un menu diversifié.​

Critères d’admissibilité et créneaux de commande
Déterminez qui bénéficie de crédits de repas récurrents (par exemple, en fonction du rôle, du niveau ou de l’équipe) et définissez les moments où ils peuvent être utilisés.​ Définissez des créneaux de commande, par exemple, en semaine de 10 h à 15 h, et limitez certaines catégories, comme l’alcool.​

Maintenez les frais de livraison et de service prévisibles, sans mauvaises surprises
Les abonnements à la DashPass permettent d’économiser en moyenne 5 $ par commande et par employé. Avec des limites de dépenses prédéfinies, ces programmes peuvent être déployés à grande échelle sans compromettre le budget de l’entreprise.

Assurez la simplicité et la facilité d’application des politiques

Un programme de repas réussi doit satisfaire les employés tout en étant simple à gérer pour les administrateurs. Il doit offrir une expérience fluide et positive pour les employés, tout en garantissant aux équipes des RH, des finances et des achats que les politiques sont claires, cohérentes et respectées.

Les employés recherchent de la transparence, tandis que les administrateurs ont besoin de solutions encadrées qui évitent une supervision manuelle. Lancez votre programme avec des instructions simples, une documentation claire et des rappels fréquents afin que tout le monde connaisse son admissibilité, comment commander et les règles à suivre.

Assurez l’équité et la cohérence du programme entre les équipes et les régions en utilisant des mécanismes de contrôle centralisés.

Prévoyez des contrôles, comme l’obligation de fournir des codes de dépenses ou des notes au moment du paiement, pour garantir la conformité et réduire la charge de travail des RH.

Mettez en place des systèmes qui appliquent automatiquement les limites de dépenses et les règles par catégorie, éliminant ainsi le besoin de vérifications manuelles ultérieures.

Réduisez la charge administrative grâce à un guide reproductible

Les administrateurs de bureau et les gestionnaires de lieu de travail s’occupent souvent du travail quotidien lié aux programmes de repas de groupe. Ce guide clair les aide à soutenir plus d’équipes sans augmenter leur charge de travail.

ÉTAPE 1

Simplifiez la façon dont les employés commandent

Évitez les échanges de courriels et les feuilles de calcul. 

Créez une commande de groupe une seule fois, partagez le lien sur Slack ou par courriel, et laissez les employés ajouter leurs repas avant la date limite.

ÉTAPE 2

Utilisez l’intégration pour bien faire les choses dès le départ

Collaborez avec nos spécialistes de l’intégration dévoués pour définir vos politiques une fois pour toutes, comme les budgets quotidiens, les restaurants admissibles et les commandes pour les réunions récurrentes, afin d’éviter de recommencer à zéro à chaque nouvelle demande.

Profitez d’un service de soutien continu par téléphone, par clavardage ou par courriel, ainsi qu’un service de surveillance proactive pour les commandes volumineuses.

ÉTAPE 3

Comptez sur le service de soutien aux entreprises au lieu de tout faire vous-même

Au lieu de surveiller personnellement les commandes volumineuses, laissez le service de soutien aux entreprises gérer le suivi des livraisons importantes et la résolution rapide des problèmes. Ainsi, vous pouvez vous concentrer sur votre travail quotidien sans vous soucier de l’état de chaque sandwich.

ÉTAPE 4

Déléguez la logistique sur place dans les grands bureaux

Dans les grands bureaux, les repas peuvent facilement prendre tout l’après-midi.

Il faut attendre dans le hall, trier les sacs et les remettre aux bonnes personnes.

Le service de soutien sur place peut réceptionner, préparer et organiser les commandes pour vous, afin que les repas soient disponibles au bon endroit et au bon moment pour les employés.

ÉTAPE 5

Transformez un processus en une procédure normalisée

Mettez en place un programme de repas unique qui fonctionne pour toutes les équipes et tous les sites. Ensuite, reproduisez-le pour les nouveaux bureaux et événements. Ainsi, vous n’aurez plus à repartir de zéro à chaque demande!

Chapitre 3. Créez une excellente expérience pour les employés

Un programme de repas de groupe bien organisé semble simple et inclusif du point de vue de l’employé, et ce, même si le travail en coulisses est complexe. De l’intégration à la commande quotidienne, l’expérience doit être claire, flexible et équitable. ​

Trois domaines clés sur lesquels se concentrer :

Intégration des employés
Un nouvel employé reçoit un courriel de bienvenue avec un lien « Activez votre allocation de repas » et peut commencer à utiliser son profil professionnel sans connexions supplémentaires ni formulaires de remboursement.​ Développez une forte complicité dès sa première semaine!

Commande de repas flexible
Pour une réunion générale mensuelle, les employés voient un lien de commande de groupe avec un budget clair et un délai limite, puis prennent le sac portant leur nom à l’arrivée du dîner. Même les longues réunions semblent plus gérables quand on sait qu’elle comporte un bon repas fiable plus tard.

Sélection inclusive
Les employés qui consultent l’application DoorDash voient des chaînes connues et des restaurants de quartier populaires, avec des options pour les régimes halal, végétalien, végétarien et sans gluten dans le même programme.​ Ce genre d’expérience renforce le message que l’entreprise valorise à la fois la commodité et l’inclusion.​

Trouvez l’équilibre entre variété et fiabilité

Les employés apprécient le choix, mais les administrateurs valorisent la constance. L’utilisation d’un vaste marché (DoorDash compte plus de 500 000 restaurants partenaires à travers le pays) garantit la variété tout en maintenant des normes de livraison prévisibles.

Trois façons de conserver la fraîcheur et la fiabilité des repas :​

• Cuisines ou thèmes qui changent chaque semaine, comme le « Mardi des tacos » ou le « Lundi méditerranéen ».​

• Inclusion des favoris adaptés aux différents régimes, y compris les préférences véganes, sans gluten et halal.​

• Pour les événements spéciaux, utilisez des options de traiteur avec des repas en boîte pour simplifier l’organisation et le nettoyage.​

Maintenez l’engagement tout au long de l’année

Les meilleurs programmes de repas évoluent selon votre culture. Encouragez les employés à faire ce qui suit :

• Voter pour des restaurants ou des menus chaque trimestre.

• Célébrer les jalons avec des dîners de groupe spéciaux ou des gâteries saisonnières.

• Réunir régulièrement les équipes pour des dîners-causeries.

• Faire la rotation des « responsables du dîner » pour maintenir l’engagement et éviter le fardeau pour une seule personne.

Chapitre 4. Comment présenter et mettre en place un programme de repas pour les employés?

ÉTAPE 1

Commencez par expliquer le « pourquoi »

Faites en sorte que le programme s’inscrive dans votre stratégie d’avantages liés aux repas offerts aux employés et soutienne votre politique de travail hybride. Mettez l’accent sur la reconnaissance, les relations et la concentration, plutôt que de réduire le programme à des repas gratuits.

Les équipes de DoorDash pour entreprise travaillent avec vous pour concevoir une communication de lancement et des courriels qui reflètent votre culture et répondent aux besoins spécifiques de vos employés.

ÉTAPE 2

Présentez le programme de façon claire et accessible

Utilisez des annonces simples à l’échelle de l’entreprise avec des règles d’admissibilité claires. Fournissez des guides rapides ou des GIF qui expliquent comment s’ajouter à des commandes de groupe et utiliser des crédits ou des bons.

Les partenaires DoorDash peuvent également vous aider à personnaliser des messages pour des affichages numériques, des bannières pour l’intranet ou des écrans de bureau, y compris des codes QR qui permettent aux employés de commencer à utiliser le programme facilement, directement à partir de leur téléphone.

ÉTAPE 3

Équipez les gestionnaires de personnel

Partagez des points de discussion avec les gestionnaires afin qu’ils puissent répondre aux questions fréquentes. Encouragez-les à associer les repas à des rituels d’équipe, comme des rétrospectives, des lancements de projets ou des réunions générales.

Nos équipes de compte peuvent partager des idées éprouvées et des pratiques exemplaires que les gestionnaires peuvent appliquer pour encourager une forte participation et intégrer le programme dans leurs équipes.

Chapitre 5. Utilisez des données pour mesurer et améliorer les programmes de repas au travail

Les meilleurs programmes de repas de groupe évoluent avec la rétroaction des employés et des indicateurs clairs. Les données aident les RH, les finances et la direction à voir comment les avantages alimentaires contribuent à l’engagement, à la rétention et à la présence au bureau.​

Avec le tableau de bord d’observations de DoorDash, les administrateurs peuvent :​

• Suivre les indicateurs quantitatifs tels que les taux de participation, les dépenses moyennes par personne ou par événement, ainsi que l’utilisation des crédits et des bons de repas.​

• Entendre les employés grâce à de courts sondages et aux canaux de rétroaction ouverts axés sur la satisfaction, les besoins alimentaires, les suggestions de restaurants et la fréquence.​

• Itérer au fil du temps en rajustant les budgets, la fréquence, la sélection des restaurants et les formats en fonction des données et des rétroactions données.​

Ces informations facilitent le lien entre les indicateurs du programme et les résultats plus larges comme les scores d’engagement, l’indice de recommandation des employés, la rétention dans les équipes critiques et la présence au bureau.

Comment DoorDash pour entreprise peut aider votre entreprise

DoorDash pour entreprise propose des outils qui correspondent directement aux principaux cas d’utilisation d’un programme de repas de groupe, aidant ainsi les équipes à normaliser une approche unique dans tous les bureaux et tous les styles de travail. Le tableau ci-dessous regroupe les ébauches en une seule référence simple.​

Favorisez l’esprit d’équipe grâce à une façon plus efficace de commander les dîners de groupe

Au-delà de nourrir les employés, un bon programme de repas favorise la culture d’entreprise, renforce les relations et stimule la productivité. DoorDash pour entreprise permet aux administrateurs de concevoir des programmes de repas flexibles, conformes et rentables qui ne nécessitent pas de gestion constante.