On vous a demandé d’organiser le dîner pour l’équipe. Ça paraît simple, jusqu’à ce que vous passiez à l’action.
Devriez-vous faire appel à un traiteur et passer une grosse commande? Mettre en place un programme récurrent pour que les gens puissent commander ce qu’ils veulent? Commencer un panier partagé chaque jeudi en espérant que personne ne rate l’heure limite? Il y a beaucoup d’options, et elles ne résolvent pas toutes le même problème.
Deux modèles dominent la façon dont les bureaux en expansion gèrent la livraison des dîners d’équipe : les programmes de repas quotidiens récurrents, où les employés commandent individuellement selon un horaire fixe, et le service de traiteur traditionnel, où une personne commande pour tout le monde avant un événement particulier. Les deux fonctionnent, mais pour des situations différentes, et choisir le mauvais modèle pour la mauvaise occasion entraîne un gaspillage d’argent et de temps d’administration.
Voici comment ils se comparent.
Deux modèles pour la livraison des dîners d’équipe
Avant d’entrer dans les avantages et les inconvénients, il est utile de comprendre ce qu’est réellement chaque modèle.
Un programme de repas quotidiens récurrents, c’est exactement ce que son nom indique. L’administrateur le configure une seule fois – budget, fenêtre de livraison, calendrier – et il s’exécute automatiquement. Les employés commandent dans le restaurant de leur choix. Toutes les commandes arrivent en même temps, donc l’équipe mange toujours en groupe même si chacun a choisi quelque chose de différent. Aucune de coordination hebdomadaire. Personne ne choisit la nourriture pour les autres.
Le service de traiteur traditionnel fonctionne différemment. Un organisateur choisit un restaurant et un menu, passe une seule commande pour tout le groupe, et la nourriture arrive dans des plateaux ou des boîtes pour un événement particulier. C’est planifié, généralement au moins 24 à 48 heures à l’avance. Pensez à des réunions générales, des dîners de clients, des journées d’intégration ou des célébrations d’entreprise.
Ce ne sont pas des options concurrentes. Elles servent à des moments différents. L’erreur que commettent la plupart des bureaux est d’utiliser un seul modèle pour tout gérer, qu’il s’agisse de faire appel à un traiteur pour chaque dîner hebdomadaire régulier ou d’essayer d’organiser une commande d’équipe ponctuelle pour une réunion générale de 60 personnes.
Programmes de repas d’équipe quotidiens : comment ils fonctionnent
Les programmes de dîner récurrents sont conçus pour les bureaux avec un rythme hebdomadaire prévisible. L’administrateur fixe un budget par personne et une fenêtre de livraison. Les employés reçoivent une invitation, généralement par courriel ou dans l’application, pour passer leur commande auprès du restaurant de leur choix. Tout arrive en même temps en une seule livraison, et ce, même si chaque personne a commandé quelque chose de complètement différent.
Après la configuration initiale, le programme s’exécute tout seul. Aucun courriel hebdomadaire pour demander qui veut quoi. Personne n’a à lui seul la charge de choisir un restaurant qui conviendra à tout le monde.
Avantages des dîners d’équipe quotidiens récurrents
C’est un choix individuel. Chacun choisit ce qu’il veut vraiment, ce qui élimine le plus gros point de friction dans les commandes groupées.
Pas de gaspillage de nourriture. Comme les employés commandent exactement ce qu’ils vont manger, vous ne payez pas pour des restes de plateaux non mangés.
Les restrictions alimentaires sont gérées au niveau de l’article. Personne n’a à manger en silence autour d’aliments qui ne lui conviennent pas.
Temps d’administration minimal continu. Une fois le programme configuré, il fonctionne tout seul. Le travail de l’administrateur est de régler les budgets ou les présences, pas de coordonner chaque commande.
Crée un rituel d’équipe cohérent. Le dîner partagé, chaque semaine, devient une habitude. C’est bon pour la culture et utile pour les employeurs qui encouragent un retour au bureau.
Éléments à garder à l’esprit
Nécessite une présence au bureau. Ce modèle ne fonctionne que lorsque votre équipe est physiquement ensemble. Il n’est pas conçu pour les équipes à distance ou hybrides avec des journées variables.
Il fonctionne mieux avec un horaire fixe. Si l’assiduité à votre bureau fluctue d’une semaine à l’autre, un programme récurrent peut sembler rigide.
Il vous faut une plateforme pour le faire fonctionner correctement. Coordonner des commandes individuelles de plusieurs restaurants à grande échelle n’est pas quelque chose qu’on peut gérer avec un tableur.
Pour un aperçu plus approfondi de la façon dont les programmes récurrents s’intègrent dans une stratégie plus large, consultez notre guide pour élaborer un plan de repas de groupe toute l’année.
Le service de traiteur traditionnel : comment il fonctionne
Le service de traiteur traditionnel requiert qu'une seule personne soit chargée charge de toute la commande. Elle choisit le restaurant et la nourriture et soumet tout à l’avance. La commande arrive, habituellement dans des plateaux partagés ou sous forme de repas en boîte individuelle, prête pour l’événement.
C’est un bon choix pour des occasions où le nombre de participants est prévisible, où l’événement a un but clair et où vous voulez que la nourriture soit organisée plutôt qu’improvisée.
Avantages du service de traiteur traditionnel au bureau
Il s’adapte bien aux grands groupes. Pour 30, 50 ou 100 personnes, une commande organisée est beaucoup plus simple que d’essayer de recueillir les préférences de chacun.
Il fonctionne pour n’importe quel schéma d’assiduité. Que votre équipe soit au bureau cinq jours par semaine ou simplement réunie pour une réunion trimestrielle, le service de traiteur ne nécessite pas d’horaire récurrent.
Parfait pour les moments à enjeux élevés. Les réunions avec les clients, les présentations de l’équipe de direction et les étapes importantes de l’entreprise exigent un repas qui semble intentionnel, et non un mélange de sacs de livraison individuels.
Éléments à garder à l’esprit
Une personne choisit la nourriture pour tout le monde. Sans sondage préalable, les incompatibilités alimentaires sont fréquentes.
Une date limite est requise. La plupart des commandes de traiteur nécessitent au moins 24 à 48 heures. Cette exigence élimine la flexibilité le jour même.
Les commandes excédentaires sont coûteuses. Quand le nombre de personnes est incertain, la plupart des gens arrondissent à la hausse.
La charge administrative par événement peut être élevée. Chaque événement nécessite des tâches de coordination : sélection des fournisseurs, examen des menus, logistique et déclaration des dépenses.
Si vous planifiez un événement particulier, l’idée d’un service de traiteur pour le dîner de bureau est un bon point de départ.
Comparaison des coûts de livraison du lunch de l’équipe
Les coûts par personne pour les deux modèles se situent dans une fourchette similaire, quoique cette comparaison cache la vraie différence, soit le temps d’administration.
| Livraison quotidienne récurrente | Service de traiteur traditionnel |
Coût moyen par personne | De 12 $ à 25 $/repas (budget établi par la direction) | De 15 $ à 35 $/repas (varie selon le format) |
Tâche connexe de configuration | Légère (configuration une seule fois de la plateforme) | Modérée à élevée selon l’événement |
Temps d’administration minimal continu | Minimal après la configuration | Modéré à élevé selon l’occasion |
Risque de gaspillage de nourriture | Faible – commandes individuelles seulement | Modéré à élevé selon le format des plateaux |
Flexibilité alimentaire | Élevée – filtrage par article | Modérée – nécessite une coordination préalable |
Délai de préparation nécessaire | Le jour même ou prévu à l’avance | Minimum de 24 à 48 heures |
Taille de l’équipe | Entre 10 et 150 employés et plus au bureau | Entre 15 et 200 personnes et plus par événement |
Fréquence | Hebdomadaire ou quotidienne | Occasionnel, selon l’événement |
Quelle approche convient à votre bureau?
Voici une façon pratique d’y réfléchir.
Il est préférable d’opter pour un programme de repas quotidien récurrent si :
Votre équipe est au bureau trois à cinq jours par semaine et vous voulez mettre en place un rituel de dîner constant.
Vous passez beaucoup de temps à l’administration chaque semaine juste pour trouver des moyens de nourrir le personnel.
Vous avez entre 15 et 40 employés et vous continuez à passer des commandes ponctuelles pour chaque dîner régulier – c’est le point d’inflexion où un programme structuré commence à faire économiser de l’argent.
Votre équipe a des besoins alimentaires variés et l’approche « commandons simplement de la pizza » finit toujours par poser problème pour quelqu’un.
Il est préférable d’opter pour un service traiteur traditionnel si :
Vous organisez un événement précis : réunion avec tout le monde, intégration de nouveaux employés, dîner de client, célébration d’équipe.
Vous avez un nombre de personnes sûr et assez de temps pour planifier.
Vous voulez que la nourriture soit organisée et intentionnelle pour une occasion à enjeux plus élevés.
Votre équipe n’a pas d’horaire fixe au bureau, donc un programme récurrent n’aurait pas de sens.
Si vous gérez 50 employés ou plus, la réponse est presque toujours les deux. Pour les dîners d’équipe réguliers, il faut un programme récurrent. Pour les occasions spéciales, il faut un traiteur. La question à ce stade est de savoir comment gérer les deux sans ajouter une charge ni diviser les commandes entre plusieurs fournisseurs.
Pour en savoir plus sur la structure de votre approche, consultez Notions de base du programme de repas pour employés pour les entreprises en croissance.
Utiliser les deux – sans gérer deux fournisseurs
La plupart des bureaux en croissance ont besoin des deux modèles. Le problème, c’est qu’il faut les gérer séparément : différentes plateformes, différentes modalités de facturation et différents flux de travail pour l’administrateur qui gère déjà tout le reste.
DoorDash pour entreprise gère les deux à partir d’une seule plateforme.
Pour les dîners hebdomadaires récurrents, vous mettez en place un programme structuré où chaque employé commande de son restaurant préféré et toutes les commandes arrivent ensemble. Cette solution s’exécute automatiquement après la configuration initiale. Budgets, préférences alimentaires, fenêtres de livraison, tout est configuré une fois et peut être modifié à tout moment.
Pour des événements particuliers, vous pouvez passer des commandes grand format dans des restaurants qui offrent un service de traiteur, avec des plateaux ou des boîtes individuelles selon ce qui convient pour l’occasion. Une équipe dédiée aide à coordonner tous les détails. Toutes les grosses commandes sont surveillées de façon proactive, et ce, de la préparation à la livraison.
Les deux passent par le même portail administratif. Un seul tableau de bord pour le budget. Une seule relation de facturation. Intégration des dépenses avec SAP Concur, Expensify et Embourse pour les deux.
Ça compte plus que ça en a l’air. Quand votre équipe compte 80 personnes et que vous organisez des dîners hebdomadaires en plus d’une réunion générale mensuelle, vous n’avez pas envie de gérer deux relations avec des fournisseurs distincts ni de concilier deux flux de dépenses séparés.
Découvrez comment DoorDash pour entreprise gère la livraison de repas d’équipe pour n’importe quelle occasion.
Le message à retenir
La livraison quotidienne de repas pour l’équipe et un service de traiteur traditionnel, ce n’est pas la même chose. Les solutions résolvent différents problèmes selon les échéances.
Clarifiez pour quelles occasions vous essayez de trouver une solution. S’il s’agit de dîners hebdomadaires réguliers pour une équipe au bureau, un programme récurrent vous fera gagner du temps et réduira le gaspillage. S’il s’agit d’un événement précis avec un nombre de personnes sûr, le service de traiteur est la bonne décision.
Et s’il s’agit des deux, ce qui est généralement le cas pour un certain nombre d’employés, il importe de trouver une plateforme qui les gère ensemble. C’est un problème opérationnel de moins à résoudre chaque trimestre.
Prêt à simplifier votre programme de dîners au bureau? Commencez dès aujourd’hui avec DoorDash pour entreprise.
