Points importants à retenir
Order based on confirmed RSVPs, not invites: Actual event attendance typically runs at just 75–85% of the invited list. To avoid costly waste, finalize your order 48 hours beforehand using confirmed attendees as your baseline, building in a maximum buffer of 10–15%.
Solve dietary restrictions by default, not exception: Do not manage a complex thread of individual allergies for large groups. Instead, proactively order inclusive menus where 15–20% of the base options naturally accommodate common needs (vegetarian, gluten-free, halal).
Follow standard catering portion rules: When ordering tray-style spreads, people take less of each item. Estimate 4–5 oz per person for a single protein (or 3–4 oz if offering two options) and 3–4 oz per person for sides.
Always calculate the true per-person budget: Do not just look at the menu price. Always factor taxes and delivery fees into your per-head budget calculations before placing the order to avoid unexpected budget creep across a quarter of events.
Quelqu’un organise une réunion générale pour jeudi prochain, l’invitation est envoyée à 60 personnes, et c’est vous qui devez décider de la nourriture. Vous choisissez un nombre, disons 60, parce que c’est le nombre de personnes qui ont été invitées, et vous ajoutez une petite marge pour être sûr que personne ne reste sur sa faim. Vous vous retrouvez avec assez de nourriture pour 80 personnes, et la moitié des plateaux reste intacte.
À raison de 18 $ à 22 $ par personne, cette marge supplémentaire a coûté entre 216 $ et 264 $.
La surcommande est presque toujours un problème de planification, et elle est quasi universelle pour les événements d’entreprise avec traiteur réunissant plus de 25 personnes, précisément parce que l’instinct d’« en commander un peu plus » se multiplie rapidement à grande échelle.
La différence entre le nombre de participants confirmés et le nombre d’invités compte plus qu’on ne le pense
Les termes « invités » et « confirmés » semblent interchangeables jusqu’à ce qu’on ait commandé pour 80, mais nourri 55.
Pour la plupart des événements de bureau, le nombre de participants réels représente 75 % à 85 % du nombre de la liste d’invités. L’enfant de l’un tombe malade, ou encore la réunion générale passe à un format hybride trois jours avant. Si vous basez vos commandes uniquement sur le nombre d’invitations, vous intégrez d’emblée du gaspillage dans votre planification.
Une meilleure approche consiste à attendre jusqu’à 48 heures avant l’événement pour finaliser votre commande, en vous basant sur les confirmations, puis à prévoir entre 85 % et 90 % de ce nombre confirmé. Une marge de 10 % à 15 % est raisonnable. Au-delà de ça, on entre dans le gaspillage.
Pour les événements où les confirmations ne sont pas collectées, utilisez la présence habituelle en personne de votre bureau ce jour-là comme référence. Les habitudes de fréquentation du jeudi sont différentes de celles du lundi. Vous le savez probablement déjà par expérience, servez-vous-en.
Comment estimer les portions pour le service de traiteur au bureau
Les portions de traiteur ne sont pas les mêmes que celles des restaurants. Elles sont conçues pour être proposées en assortiment : lorsqu’il y a plus de choix sur la table, les gens prennent généralement de plus petites quantités de chaque plat. En règle générale, plus l’offre est variée, plus les portions individuelles sont réduites.
Voici quelques estimations pratiques pour un dîner standard au bureau :
Protéines (en plateau) : 4 à 5 oz par personne pour une seule protéine; 3 à 4 oz par personne si vous en proposez deux.
Accompagnements : 3 à 4 oz par personne et par accompagnement, en supposant deux à trois choix.
Repas en boîte individuelle : une boîte par participant confirmé, aucun ajustement nécessaire.
Boissons : deux verres par personne pour des événements de moins de deux heures.
Le type d’événement compte aussi. Un dîner de travail où les gens mangent rapidement avant de retourner à une réunion entraîne généralement une consommation plus faible qu’un dîner d’équipe festif où les gens traînent à la table. Pour les célébrations très animées, prévoyez des quantités légèrement supérieures pour les accompagnements et les desserts. Pour les sessions de travail ciblées, les estimations standards s’appliquent.
Dernier point : ne négligez pas les boissons dans votre commande. C’est la chose la plus facile à oublier et la plus visible quand elle manque.
Choisir le bon format de service de traiteur réduit le gaspillage avant de passer la commande
Le format de votre commande a plus d’impact sur le gaspillage que la nourriture que vous choisissez. Pourtant, la plupart des administrateurs prennent d’abord la décision sur la nourriture et ne réfléchissent au format du service de traiteur qu’ensuite.
Le service de traiteur avec des plateaux est idéal pour les grands groupes (50 à 100 personnes) où l’événement est détendu et où les gens se servent. Le défi, c’est le contrôle des portions : les plateaux encouragent les gens à en prendre plus que nécessaire au début de la file, ce qui signifie que les derniers en file finissent avec moins, et le gaspillage global a tendance à être plus élevé.
Avec les repas en boîte ou emballés individuellement, chaque personne reçoit exactement une portion, les besoins alimentaires peuvent être pris en compte au niveau individuel, et il n’y a presque aucune incertitude sur la quantité. Ils fonctionnent particulièrement bien pour des groupes de 20 à 50 personnes, les dîners de travail et tout événement où l’ordre du jour est serré.
Pour les groupes de plus de 50 personnes, un format mixte est souvent le plus logique : des plateaux pour les accompagnements et plats les partagés où la variation compte moins, des portions en boîte pour la protéine principale. Cela limite les coûts et le gaspillage par rapport à un service en plateaux complets.
Gestion des restrictions alimentaires pour un grand groupe
Pour un groupe de 15 personnes, envoyer un message rapide pour demander s’il y a des restrictions alimentaires est raisonnable. Avec un groupe de 45, c’est un fil ouvert qui ne se ferme jamais tout à fait. Quelqu’un répond toujours en retard ou oublie de mentionner son allergie. Et au final, vous vous retrouvez à gérer des exceptions au lieu de simplement passer une commande.
À grande échelle, la meilleure approche consiste à concevoir le menu de façon à couvrir les restrictions par défaut, et non à les gérer au cas par cas. Concrètement, cela signifie choisir des restaurants ou des formats où les principales options sont déjà inclusives : des protéines accompagnées d’une alternative végétarienne, des accompagnements naturellement sans gluten, et des sauces ou vinaigrettes servies à part.
Règle approximative : si 15 % à 20 % de votre équipe présentent un besoin alimentaire particulier (végétarien, sans gluten, halal, sans produits laitiers), le menu de base devrait couvrir ces besoins sans nécessiter une commande séparée. La plupart des restaurants capables d’assurer un service de traiteur peuvent répondre à ce niveau d’exigence, à condition de les filtrer selon ces critères.
Le but est de créer un menu où personne n’a à demander s’il y a quelque chose pour eux parce que c’est déjà là.
Quoi confirmer avant de passer une grosse commande de traiteur pour le bureau
Passez en revue les éléments suivants avant de soumettre votre commande de traiteur :
Nombre de participants : basé sur les confirmations, et non sur les invitations. Utilisez 85 % à 90 % de ce chiffre pour définir votre quantité de commandes.
Temps de préparation : la plupart des commandes de traiteur pour des groupes de 20 à 50 personnes nécessitent un minimum de 24 à 48 heures. Pour les groupes de plus de 50 personnes, planifiez entre 48 et 72 heures, surtout si vous avez des exigences alimentaires ou de format particuliers.
Format : décidez du format avant de choisir le restaurant. Plateau, en boîte ou un mélange des deux, et assurez-vous que le restaurant que vous envisagez offre réellement ce dont vous avez besoin.
Budget par personne : incluez les frais de livraison dans votre calcul, pas seulement le coût par article. Un menu à 20 $ par personne avec des frais de livraison de 60 $ sur une commande pour 25 personnes coûte en fait 22,40 $ par personne. C’est une petite différence, mais cumulée sur un trimestre d’événements, elle devient significative.
Couverture alimentaire : assurez-vous qu’il y ait au moins une option solide pour les végétariens et une autre pour toute contrainte alimentaire courante au sein de votre équipe. Si vous n’êtes pas sûr, vérifiez directement auprès du restaurant avant de commander.
Si vous gérez régulièrement des commandes de traiteur de grande ampleur pour le bureau, DoorDash pour entreprise vous permet de centraliser la gestion des budgets et des formats pour les commandes de traiteur importantes. Ça n’éliminera pas toutes les variables, mais ça réduit le nombre d’onglets à ouvrir dès 9 h le jour de l’événement.
Frequently Asked Questions (FAQs)
How much food should I order for a catering event of 50 people?
When planning for a group of 50, you should estimate portions based on confirmed RSVPs, not the initial invite list, as actual attendance usually hovers around 75–85%. If you are ordering tray-style catering, a standard rule of thumb is 4–5 ounces of protein and 3–4 ounces of sides per person. If you want to eliminate portion guesswork entirely, ordering exactly one boxed meal per confirmed attendee plus a small 10% buffer is the safest approach.
How do you handle dietary restrictions for large office groups?
Tracking individual allergies or preferences via email threads becomes unmanageable for groups over 20 people. The most efficient strategy is to design an inclusive menu by default. Assume that 15–20% of your attendees will have some dietary requirement, and ensure your base order naturally includes vegetarian, vegan, gluten-free, or halal options. Also, requesting that dressings and sauces be served on the side can easily solve many common dietary concerns.
Should I choose boxed lunches or tray-style catering for corporate events?
The best format depends on your group size and the nature of the meeting. Individually boxed meals are highly recommended for tight agendas, working lunches, and groups of 20–50 people because they control portions and prevent cross-contamination. Tray-style (buffet) catering works well for more relaxed, larger events (50–100 people). To balance cost and waste for large groups, a hybrid approach—boxed main proteins combined with shared trays for sides—is highly effective.
How can I prevent over-ordering and reduce food waste in office catering?
Over-ordering usually happens when organizers multiply generous food buffers on top of unconfirmed invite lists. To minimize waste, finalize your catering order just 48 hours before the event using only confirmed RSVPs, and cap your extra buffer at 10–15%. Additionally, remember the catering portion rule: the more variety you offer on a buffet spread, the smaller the portion each person will take of individual items.
