Points importants à retenir
Commandez en fonction des confirmations de présence, pas des invitations : le nombre de participants réels aux événements n’est généralement que de 75 % à 85 % du nombre de la liste d’invités. Pour éviter le gaspillage coûteux, finalisez votre commande 48 heures à l’avance en vous basant sur les participants confirmés et en prévoyant une marge maximale de 10 % à 15 %.
Répondez aux restrictions alimentaires par défaut, et non au cas par cas : ne gérez pas une multitude de courriels concernant les allergies individuelles pour les grands groupes. Commandez plutôt de façon proactive des menus inclusifs dont 15 % à 20 % des options de base répondent naturellement aux besoins courants, comme les options végétariennes, sans gluten ou halal.
Suivez les règles standard de portions pour les services de traiteur : lorsque vous commandez des plats présentés sur des plateaux, les gens prennent une plus petite quantité de chaque aliment. Prévoyez de 4 à 5 oz par personne pour une seule protéine, ou de 3 à 4 oz si vous proposez deux options, et de 3 à 4 oz par personne pour les accompagnements.
Calculez toujours le véritable budget par personne : ne vous fiez pas uniquement au prix du menu. Tenez toujours compte des taxes et des frais de livraison dans vos calculs du budget par personne avant de passer la commande afin d’éviter une hausse imprévue des dépenses sur l’ensemble des événements du trimestre.
Quelqu’un organise une réunion générale pour jeudi prochain, l’invitation est envoyée à 60 personnes, et c’est vous qui devez décider de la nourriture. Vous choisissez un nombre, disons 60, parce que c’est le nombre de personnes qui ont été invitées, et vous ajoutez une petite marge pour être sûr que personne ne reste sur sa faim. Vous vous retrouvez avec assez de nourriture pour 80 personnes, et la moitié des plateaux reste intacte.
À raison de 18 $ à 22 $ par personne, cette marge supplémentaire a coûté entre 216 $ et 264 $.
La surcommande est presque toujours un problème de planification, et elle est quasi universelle pour les événements d’entreprise avec traiteur réunissant plus de 25 personnes, précisément parce que l’instinct d’« en commander un peu plus » se multiplie rapidement à grande échelle.
La différence entre le nombre de participants confirmés et le nombre d’invités compte plus qu’on ne le pense
Les termes « invités » et « confirmés » semblent interchangeables jusqu’à ce qu’on ait commandé pour 80, mais nourri 55.
Pour la plupart des événements de bureau, le nombre de participants réels représente 75 % à 85 % du nombre de la liste d’invités. L’enfant de l’un tombe malade, ou encore la réunion générale passe à un format hybride trois jours avant. Si vous basez vos commandes uniquement sur le nombre d’invitations, vous intégrez d’emblée du gaspillage dans votre planification.
Une meilleure approche consiste à attendre jusqu’à 48 heures avant l’événement pour finaliser votre commande, en vous basant sur les confirmations, puis à prévoir entre 85 % et 90 % de ce nombre confirmé. Une marge de 10 % à 15 % est raisonnable. Au-delà de ça, on entre dans le gaspillage.
Pour les événements où les confirmations ne sont pas collectées, utilisez la présence habituelle en personne de votre bureau ce jour-là comme référence. Les habitudes de fréquentation du jeudi sont différentes de celles du lundi. Vous le savez probablement déjà par expérience, servez-vous-en.
Comment estimer les portions pour le service de traiteur au bureau
Les portions de traiteur ne sont pas les mêmes que celles des restaurants. Elles sont conçues pour être proposées en assortiment : lorsqu’il y a plus de choix sur la table, les gens prennent généralement de plus petites quantités de chaque plat. En règle générale, plus l’offre est variée, plus les portions individuelles sont réduites.
Voici quelques estimations pratiques pour un dîner standard au bureau :
Protéines (en plateau) : 4 à 5 oz par personne pour une seule protéine; 3 à 4 oz par personne si vous en proposez deux.
Accompagnements : 3 à 4 oz par personne et par accompagnement, en supposant deux à trois choix.
Repas en boîte individuelle : une boîte par participant confirmé, aucun ajustement nécessaire.
Boissons : deux verres par personne pour des événements de moins de deux heures.
Le type d’événement compte aussi. Un dîner de travail où les gens mangent rapidement avant de retourner à une réunion entraîne généralement une consommation plus faible qu’un dîner d’équipe festif où les gens traînent à la table. Pour les célébrations très animées, prévoyez des quantités légèrement supérieures pour les accompagnements et les desserts. Pour les sessions de travail ciblées, les estimations standards s’appliquent.
Dernier point : ne négligez pas les boissons dans votre commande. C’est la chose la plus facile à oublier et la plus visible quand elle manque.
Choisir le bon format de service de traiteur réduit le gaspillage avant de passer la commande
Le format de votre commande a plus d’impact sur le gaspillage que la nourriture que vous choisissez. Pourtant, la plupart des administrateurs prennent d’abord la décision sur la nourriture et ne réfléchissent au format du service de traiteur qu’ensuite.
Le service de traiteur avec des plateaux est idéal pour les grands groupes (50 à 100 personnes) où l’événement est détendu et où les gens se servent. Le défi, c’est le contrôle des portions : les plateaux encouragent les gens à en prendre plus que nécessaire au début de la file, ce qui signifie que les derniers en file finissent avec moins, et le gaspillage global a tendance à être plus élevé.
Avec les repas en boîte ou emballés individuellement, chaque personne reçoit exactement une portion, les besoins alimentaires peuvent être pris en compte au niveau individuel, et il n’y a presque aucune incertitude sur la quantité. Ils fonctionnent particulièrement bien pour des groupes de 20 à 50 personnes, les dîners de travail et tout événement où l’ordre du jour est serré.
Pour les groupes de plus de 50 personnes, un format mixte est souvent le plus logique : des plateaux pour les accompagnements et plats les partagés où la variation compte moins, des portions en boîte pour la protéine principale. Cela limite les coûts et le gaspillage par rapport à un service en plateaux complets.
Gestion des restrictions alimentaires pour un grand groupe
Pour un groupe de 15 personnes, envoyer un message rapide pour demander s’il y a des restrictions alimentaires est raisonnable. Avec un groupe de 45, c’est un fil ouvert qui ne se ferme jamais tout à fait. Quelqu’un répond toujours en retard ou oublie de mentionner son allergie. Et au final, vous vous retrouvez à gérer des exceptions au lieu de simplement passer une commande.
À grande échelle, la meilleure approche consiste à concevoir le menu de façon à couvrir les restrictions par défaut, et non à les gérer au cas par cas. Concrètement, cela signifie choisir des restaurants ou des formats où les principales options sont déjà inclusives : des protéines accompagnées d’une alternative végétarienne, des accompagnements naturellement sans gluten, et des sauces ou vinaigrettes servies à part.
Règle approximative : si 15 % à 20 % de votre équipe présentent un besoin alimentaire particulier (végétarien, sans gluten, halal, sans produits laitiers), le menu de base devrait couvrir ces besoins sans nécessiter une commande séparée. La plupart des restaurants capables d’assurer un service de traiteur peuvent répondre à ce niveau d’exigence, à condition de les filtrer selon ces critères.
Le but est de créer un menu où personne n’a à demander s’il y a quelque chose pour eux parce que c’est déjà là.
Quoi confirmer avant de passer une grosse commande de traiteur pour le bureau
Passez en revue les éléments suivants avant de soumettre votre commande de traiteur :
Nombre de participants : basé sur les confirmations, et non sur les invitations. Utilisez 85 % à 90 % de ce chiffre pour définir votre quantité de commandes.
Temps de préparation : la plupart des commandes de traiteur pour des groupes de 20 à 50 personnes nécessitent un minimum de 24 à 48 heures. Pour les groupes de plus de 50 personnes, planifiez entre 48 et 72 heures, surtout si vous avez des exigences alimentaires ou de format particuliers.
Format : décidez du format avant de choisir le restaurant. Plateau, en boîte ou un mélange des deux, et assurez-vous que le restaurant que vous envisagez offre réellement ce dont vous avez besoin.
Budget par personne : incluez les frais de livraison dans votre calcul, pas seulement le coût par article. Un menu à 20 $ par personne avec des frais de livraison de 60 $ sur une commande pour 25 personnes coûte en fait 22,40 $ par personne. C’est une petite différence, mais cumulée sur un trimestre d’événements, elle devient significative.
Couverture alimentaire : assurez-vous qu’il y ait au moins une option solide pour les végétariens et une autre pour toute contrainte alimentaire courante au sein de votre équipe. Si vous n’êtes pas sûr, vérifiez directement auprès du restaurant avant de commander.
Si vous gérez régulièrement des commandes de traiteur de grande ampleur pour le bureau, DoorDash pour entreprise vous permet de centraliser la gestion des budgets et des formats pour les commandes de traiteur importantes. Ça n’éliminera pas toutes les variables, mais ça réduit le nombre d’onglets à ouvrir dès 9 h le jour de l’événement.
Foire aux questions (FAQ)
Quelle quantité de nourriture dois-je commander pour un événement avec service de traiteur pour 50 personnes?
Pour un groupe de 50 personnes, vous devriez calculer les portions en fonction des confirmations de présence et non de la liste initiale des invités, puisque le taux de présence réel se situe généralement autour de 75 % à 85 %. Si vous commandez des plats sur plateaux, une règle générale consiste à prévoir de 4 à 5 oz de protéines et de 3 à 4 oz d’accompagnements par personne. Si vous voulez éliminer complètement les incertitudes liées aux portions, commander exactement un repas en boîte par participant confirmé, plus une petite marge de 10 %, est l’approche la plus sûre.
Comment gérer les restrictions alimentaires pour les grands groupes au bureau?
Suivre les allergies ou préférences individuelles dans des échanges de courriels devient ingérable pour les groupes de plus de 20 personnes. La stratégie la plus efficace consiste à concevoir un menu inclusif par défaut. Partez du principe que 15 % à 20 % de vos participants auront un besoin alimentaire particulier et veillez à ce que votre commande de base comprenne naturellement des options végétariennes, végétaliennes, sans gluten ou halal. Vous pouvez également répondre facilement à de nombreuses préoccupations alimentaires courantes en demandant que les vinaigrettes et les sauces soient servies à part.
Devrais-je choisir des repas en boîte ou un service de traiteur avec plats sur plateaux pour les événements d’entreprise?
Le meilleur format dépend de la taille de votre groupe et de la nature de la réunion. Les repas individuels en boîte sont fortement recommandés pour les horaires serrés, les dîners de travail et les groupes de 20 à 50 personnes, puisqu’ils permettent de contrôler les portions et d’éviter la contamination croisée. Les services de traiteur avec plats sur plateaux, de type buffet, conviennent bien aux événements plus décontractés et de plus grande envergure, de 50 à 100 personnes. Pour trouver un équilibre entre coûts et gaspillage dans les grands groupes, une approche hybride – protéines principales en portions individuelles combinées à des accompagnements servis sur des plateaux communs – est très efficace.
Comment éviter de commander trop de nourriture et réduire le gaspillage alimentaire dans le cadre d’un service de traiteur au bureau?
Les commandes excessives surviennent généralement lorsque les organisateurs ajoutent de généreuses marges alimentaires à des listes d’invités dont la présence n’est pas confirmée. Pour réduire le gaspillage, finalisez votre commande de traiteur seulement 48 heures avant l’événement en vous basant uniquement sur les confirmations de présence et en limitant votre marge supplémentaire à 10 % à 15 %. N’oubliez pas non plus la règle des portions pour les services de traiteur : plus vous offrez de variété sur un buffet, plus la portion que chaque personne prendra de chaque aliment sera petite.
