Soit le commentaire fait lors d’une réunion générale a enfin porté ses fruits, soit le budget vient d’être approuvé. Quoi qu’il en soit, votre entreprise a décidé qu’il était temps de créer un programme de repas, et maintenant, il faut prendre des décisions.

Le premier réflexe consiste à communiquer directement avec les fournisseurs pour évaluer leurs offres, leurs prix et pour combien de personnes. Toutefois, la décision devrait commencer en amont, en demandant à quoi ressemble réellement le bureau. 

Un programme de repas conçu pour une équipe qui travaille cinq jours par semaine au bureau est complètement différent d’un programme qui doit tenir compte de trois fuseaux horaires et deux bureaux satellites. Si vous partez avec un mauvais modèle dès le départ, vous passerez le trimestre qui suit à corriger les erreurs de la mise en place.

Ce guide a comme objectif de vous aider à prendre la bonne décision dès le départ.

Les quatre modèles de programmes de repas en milieu de travail

Ces modèles ne fonctionnent pas comme des paliers. On ne passe pas d’un programme de repas à l’autre à mesure que son entreprise grandit. Chaque programme répond à un besoin différent, et faire le mauvais choix tend à générer précisément le travail de coordination qu’un programme de repas est censé éliminer.

1. Programmes de repas récurrents

Un programme de repas récurrents est pertinent quand deux conditions sont réunies : votre équipe est présente au bureau selon un horaire prévisible, et il existe un créneau naturel consacré aux repas. 

La présence constante rend la structure budgétaire par personne fiable, et un repas partagé fait que la logique de livraison fonctionne. Si vous retirez l’une ou l’autre de ces conditions, la promesse du « régler et oublier » devient plus difficile à tenir.

Là où ça devient compliqué, c’est quand la présence de l’équipe n’est pas prévisible. Une configuration récurrente par personne suppose un effectif assez stable, et si cette hypothèse ne tient pas d’une semaine à l’autre, le modèle par personne finit par coûter plus cher à gérer que ce qu’il permet d’économiser.

2. Commandes de groupe

Les commandes de groupe conviennent mieux à des occasions précises, comme le lancement d’un projet, une journée de planification ou une semaine où toute l’équipe est présente. Chaque personne ajoute son propre repas à un panier partagé provenant d’un restaurant choisi. Il n’y a plus de commande groupée, et chacun obtient ce qu’il a réellement envie de manger.

La chose à surveiller : si une commande de groupe devient votre solution par défaut pour un besoin hebdomadaire récurrent, l’avantage « facile à mettre en place » devient vite une corvée répétitive. Cette option fonctionne mieux en complément d’un programme plus structuré ou comme solution pour les équipes dont les journées au bureau sont si irrégulières qu’un programme permanent n’a pas de sens.

3. Crédits de repas 

Quand votre équipe n’est pas au même endroit au même moment, et qu’il ne s’agit pas d’une situation temporaire, les crédits de repas ont tendance à être la structure la plus pratique. Chaque personne a un budget individuel qu’elle peut utiliser indépendamment. Il n’y a pas de commande centrale à coordonner ni d’adresse de livraison unique, et le programme fonctionne de la même façon pour quelqu’un qui travaille au bureau de Chicago que pour un employé en télétravail à Denver.

Les crédits individuels ne créeront pas un moment partagé pour le dîner, et essayer de les utiliser comme substitut en donne souvent l’impression. Par conséquent, pour les entreprises où l’expérience collective compte, les crédits fonctionnent mieux avec une commande collective occasionnelle plutôt que comme un substitut complet.

4. Service de traiteur 

Le traiteur est pour les occasions, non pour les opérations. Il est pertinent pour les réunions générales, les journées de formation, les dîners d’intégration, les visites de clients, des situations où vous connaissez le nombre de personnes à l’avance et pouvez planifier.

Il est moins naturel pour un usage quotidien. Les délais de préparation, le format en plateaux et la charge de coordination par événement sont tous calibrés pour des événements ponctuels. Les équipes qui essaient d’utiliser les services de traiteur comme solution hebdomadaire trouvent généralement que cette option complique les choses plutôt que de les faciliter.

Adapter votre programme de repas à votre modèle de travail

Équipes entièrement au bureau

Si votre équipe est présente cinq jours par semaine, un programme de repas récurrent est probablement la configuration à rendement le plus élevé que vous puissiez bâtir. Les facteurs qui compliquent les choses ailleurs n’entrent pas en jeu ici  : la présence est prévisible, le site reste le même et il existe généralement un créneau naturel pour le dîner.

Il existe une question qui mérite d’être tranchée avant de configurer quoi que ce soit : l’équipe mange-t-elle réellement en même temps? Dans certains bureaux, l’heure du dîner, c’est à midi et tout le monde prend la pause en même temps. Dans d’autres, l’équipe d’ingénierie est toujours occupée, l’équipe des ventes termine à 12 h 15, tandis que l’équipe d’exploitation mange à son bureau quand le temps le permet. Si l’horaire de votre équipe est plus décalé qu’il n’y paraît sur papier, les crédits de repas individuels avec un créneau de livraison partagée fonctionnent généralement mieux qu’une commande de groupe unique.

Équipes hybrides

Le modèle hybride est souvent la configuration la plus difficile à réussir, et la raison est presque toujours la même. Un modèle récurrent par personne suppose que vous savez combien de personnes seront présentes au bureau un jour donné. Les horaires de travail hybride rendent cette hypothèse peu fiable – trois personnes le lundi, trente le jeudi, même semaine, même équipe. Tout programme qui dépend d’un effectif stable pour être financièrement pertinent commence très vite à donner une impression de gaspillage.

Un programme de repas mixte fonctionne généralement mieux ici :

• Les crédits pour repas remboursés fonctionnent parce que le budget est par personne et la commande est individuelle. Par conséquent, aucun ajustement n’est requis selon le nombre de personnes présentes au bureau. 

• La commande de groupe fonctionne les jours où la plupart de l’équipe est ensemble, par exemple, pour un lancement de projet, une journée de planification ou une « activité amusante du vendredi ». 

Une autre stratégie pratique consiste à configurer les crédits pour qu’ils ne servent qu’à la livraison au bureau. Cette pratique donne aux gens une raison concrète de venir au bureau, ce qui a une influence différente qu’un simple courriel demandant aux gens d’être plus présents.

Équipes réparties dans plusieurs bureaux

Le défi, c’est de gérer un programme qui semble cohérent entre trois bureaux et quelques employés en télétravail, sans créer un programme distinct pour chaque emplacement.

• Les crédits pour repas fonctionnent bien dans ce contexte parce qu’ils ne nécessitent pas de coordination au moment de la livraison. Chaque personne commande ce qu’elle veut, où qu’elle soit, dans les paramètres budgétaires que vous avez fixés. 

• Pour les journées d’équipe organisées dans un bureau donné, les commandes groupées permettent de gérer la coordination locale. 

• Pour les moments où toute l’entreprise est réellement au même endroit, par exemple pour une activité trimestrielle hors site ou un événement pour toute l’entreprise, les services de traiteur conviennent à l’occasion, puisque le nombre de personnes est connu, le moment est planifié et une personne peut gérer la commande pour tout le groupe.

Ce qu’il faut éviter, c’est d’essayer d’exécuter le même programme récurrent dans tous les sites, comme s’il s’agissait d’un seul bureau. Une configuration qui fonctionne bien dans un siège social comptant 40 personnes ne réussira pas nécessairement dans un bureau satellite de 12 personnes avec une culture de dîner différente et une fenêtre de livraison distincte. Les crédits donnent à chaque bureau la possibilité d’utiliser le programme de repas selon ses propres conditions, et vous n’avez pas à gérer cette variation manuellement.

Résumé : programmes de repas en milieu de travail par modèle

Quoi régler avant de lancer votre programme de repas

Choisir le bon modèle est la première décision. Les quatre éléments suivants se produisent juste après, et se tromper lors de la mise en œuvre exige généralement une correction des problèmes plus tard sous pression.

Structure du budget des repas au travail — par personne, par commande ou par équipe

La structure de votre budget a des effets en aval sur la façon dont le programme est réellement utilisé. 

• Les crédits par personne sont les plus équitables et les plus faciles à administrer à grande échelle : tout le monde reçoit le même montant, vous définissez les paramètres, et le reste est automatique. 

• Les budgets par événement ont plus de sens pour les commandes de groupe et le service de traiteur, où les dépenses sont liées à une occasion précise plutôt qu’à une allocation permanente. 

• Les budgets au niveau de l’équipe sont utiles lorsque les gestionnaires individuels ou les chefs d’équipe souhaitent organiser leurs propres moments repas sans devoir solliciter un coordonnateur central pour chaque décision.

Bien faire les choses dès le départ permet d’éviter d’avoir à reconfigurer la configuration plus tard, lorsque quelqu’un des finances se demandera pourquoi les chiffres ne correspondent pas au budget approuvé.

Qui contrôle la commande

• La commande contrôlée par un administrateur signifie qu’une seule personne remplit le panier et passe la commande pour tout le monde.

• La commande contrôlée par les employés donne à chaque personne la liberté de commander indépendamment dans les paramètres que vous avez fixés. 

Aucune des deux options n’est intrinsèquement meilleure que l’autre. Elles répondent à des objectifs différents et des cultures d’équipe différentes.

L’erreur, c’est de passer par défaut à une commande contrôlée par un administrateur parce que ça semble plus gérable, alors que l’équipe profiterait plus d’un programme qui leur donne de l’autonomie. L’autre erreur, c’est l’inverse, soit mettre en place des crédits contrôlés par les employés pour une équipe qui souhaite manger ensemble et se demander pourquoi la participation est faible.

Logistique de livraison

Pour un seul immeuble doté d’un aménagement de hall d’entrée standard, la plupart des programmes de repas fonctionnent sans configuration particulière. 

Les bureaux ou immeuble à plusieurs étages avec un accès complexe, par exemple, ceux avec un bureau de sécurité, des ascenseurs de marchandises ou des exigences des quais de chargement, méritent d’être pris en compte avant de lancer votre programme de repas au travail, surtout pour les modèles à plus grand volume où plusieurs livraisons arrivent à peu près en même temps. 

Les questions de logistique qui semblent mineures en planification ont tendance à se manifester comme de vraies frictions lors d’une journée chargée.

Conformité et suivi des dépenses

Il s’agit souvent de l’élément considéré comme un « plus », mais qui finit par devenir, quelques mois plus tard, la raison pour laquelle quelqu’un des finances remet en question l’ensemble du programme de repas.

Si le programme de repas ne s’intègre pas à la façon dont votre entreprise gère déjà les dépenses, cela crée davantage de travail de rapprochement. Les intégrations automatisées avec des plateformes comme Concur, Expensify ou Emburse permettent aux employés de ne pas avoir à soumettre de reçus, tandis que l’équipe des finances n’a plus besoin d’en assurer le suivi. Les codes de dépense au moment du paiement permettent aux gens d’assigner les commandes au bon centre de coûts sans processus de suivi séparé.

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Une fois que vous savez quel modèle convient à votre bureau et que vous avez pris les décisions de configuration, l’organisation réelle est simple.

DoorDash pour entreprise prend en charge tous les modèles : crédits pour repas à rembourser, commandes de groupe, programmes de repas récurrents et service de traiteur – contrôles budgétaires, horaires et plateformes de dépenses inclus. Vous n’avez pas à gérer des fournisseurs distincts selon les différents cas d’utilisation. Les programmes qui ont du sens pour votre équipe aujourd’hui peuvent évoluer selon vos besoins, sans ajouter un nouveau fournisseur à chaque fois.

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