Quand votre équipe est petite, commander un dîner de groupe est simple. Un restaurant, un message rapide sur Slack, et tout est fait en 10 minutes. Toutefois, à mesure que de nouvelles personnes aux préférences plus variées se joignent à l’équipe, ou que celle‑ci vient plus souvent au bureau, la gestion des repas du midi entre deux autres tâches finit par représenter des heures de travail chaque semaine.
La complexité de la commande de repas d’équipe ne devrait pas croître au même rythme que l’effectif. L’approche doit simplement correspondre à l’équipe. Ce qui fonctionne pour 12 personnes dans la même salle ne fonctionne pas pour 60, et ce qui est bon pour un événement unique est différent de ce que vous organiseriez chaque jeudi.
Voici comment y réfléchir.
Plus l’équipe est grande, plus le dîner devient difficile à gérer
La coordination devient une tâche récurrente
Pour une petite équipe, le va-et-vient est gérable. Quelqu’un envoie un message, dresse la liste des préférences et passe la commande. Cependant, à mesure que le nombre de personnes augmente, ce même processus devient plus lourd. Vous devez tenir compte des restrictions alimentaires, rajuster pour les travailleurs à distance qui s’annoncent à la dernière minute et effectuer un suivi avec le collègue qui ignore la discussion sur le dîner.
Le coût de coordination n’est pas seulement le temps. La tâche concentre tout l’effort sur une seule personne, ce qui en fait un point de défaillance unique, semaine après semaine.
La commande unique ne convient pas à tous
Quand une personne commande au nom du groupe, les restrictions alimentaires retombent sur elle. Sans gluten, halal, végane, allergies aux noix, fortes aversions – la liste s’allonge à chaque personne ajoutée au nombre de personnes. Quand on essaie de tout prendre en compte, on rate inévitablement quelque chose, et quelqu’un finit par sauter le dîner ou se débrouiller avec ce qui était offert. Un programme de dîner qui exclut régulièrement des gens ne donne plus l’impression d’être un avantage qui vaut la peine.
Les équipes hybrides ne correspondent plus à l’ancien modèle
Une commande de groupe partagée avait parfaitement du sens quand tout le monde était au même endroit, au même moment. Le programme a moins de sens quand la moitié de l’équipe est en télétravail, que les gens ont des horaires différents ou que les journées au bureau changent d’une semaine à l’autre. L’approche traditionnelle « une grosse commande pour tout le groupe » s’effondre rapidement dans les environnements hybrides, et s’efforcer de l’appliquer fait que certains employés se sentent inclus et d’autres non.
Comment choisir la bonne approche de commande de dîner pour votre équipe
Il n’y a pas qu’une seule bonne réponse ici. La meilleure question est : quel genre de dîner avez-vous à gérer? À quelle fréquence, pour combien de personnes et si les employés commandent pour eux-mêmes ou si quelqu’un commande pour eux.
Repas le jour même pour les équipes au bureau
Les commandes de groupe sont l’option la plus simple ici. Chaque personne ajoute son propre repas à un panier partagé provenant d’un restaurant choisi. Chacun choisit ce qu’il veut, l’administrateur paie pour tous, et c’est tout. Pas besoin de dresser une liste des préférences ou d’essayer de se rappeler qui est végétarien.
Cette approche fonctionne particulièrement bien pour les réunions d’équipe, les dîners de travail ou simplement un dîner aléatoire du vendredi où la majorité de l’équipe est sur place.
Repas individuels flexibles pour les équipes au bureau, en télétravail ou hybrides
Quand l’équipe est dispersée selon les lieux, les horaires ou les modes de travail, une seule commande commune n’a plus vraiment de sens. Le meilleur modèle est de donner aux employés des crédits repas qu’ils peuvent dépenser eux-mêmes. Chaque personne commande ce qu’elle veut, où elle soit, dans les paramètres que vous avez définis une fois.
Pour des situations ponctuelles, comme une visite client, un moment de reconnaissance d’équipe ou un événement virtuel, les bons sont une version plus légère de la même idée. Vous envoyez un lien à utilisation unique avec un budget et une fenêtre de temps définis. Le destinataire commande ce qu’il veut. Vous ne payez que pour ce qui est réclamé.
Quand le dîner au bureau a lieu chaque semaine
Certaines équipes ont complètement abandonné les commandes ponctuelles. Il y a un dîner fixe le jeudi parce que tout le monde est censé être au bureau ce jour-là.
Ce dont ces équipes ont vraiment besoin, c’est de quelque chose qui ressemble plus à un programme de repas récurrents au bureau : une cadence hebdomadaire constante, des commandes individuelles pour que chacun obtienne ce qu’il veut et la livraison de tous les repas en même temps pour que l’équipe s’assoie pour manger ensemble. L’administrateur configure le programme une fois, et il s’exécute chaque semaine.
L’expérience est différente, au lieu de passer une commande de groupe chaque jeudi matin, la logistique est automatisée. L’expérience des employés s’améliore parce que les gens choisissent eux-mêmes leur nourriture. Et l’administration récupère les heures qu’il passait auparavant à en assurer la gestion.
Événements uniques pour un groupe nombreux
Les réunions générales trimestrielles, un dîner client ou une séance d’orientation de nouveaux employés pour 60 personnes ne sont pas la même chose que les dîners hebdomadaires d’équipe. Essayer de les faire passer par un processus de commande groupée standard a tendance à mal tourner. Pour des événements comme ceux-ci, il faut un service de traiteur pour le bureau.
Pour commander avec un service de traiteur, il faut prévoir généralement 48 heures ou plus à l’avance. La nourriture arrive dans des plateaux ou en boîte conçus pour un plus grand nombre de personnes. L’administration commande au nom du groupe plutôt que de distribuer un budget pour des commandes individuelles. Et l’occasion a généralement plus d’enjeux, ce qui fait que la fiabilité et la présentation comptent plus que pour un dîner décontracté en semaine.
Conseils pour faciliter la commande de dîner de groupe chaque semaine
Peu importe l’approche qui convient à votre équipe, quelques éléments rendent souvent le processus plus fluide.
Déterminez une heure limite pour le nombre de personnes
Pour toute commande de plus de 10 à 15 personnes, décidez à l’avance quand la fenêtre se ferme. Une date limite de 24 heures pour confirmer la présence signifie que vous n’aurez pas à modifier une commande le matin de la date limite. Prévoyez une marge de 5 à 10 % pour les ajouts de dernière minute, et acceptez que vous commanderez parfois un peu trop. C’est moins pire que de manquer de nourriture.
Recueillez les restrictions alimentaires une fois, pas à chaque fois
Mettez en place un document interne simple ou un formulaire où les employés indiquent leurs restrictions et leurs préférences. Consultez-le avant de commander plutôt que de reposer la question au groupe. Cette démarche vous fera gagner du temps et indique que le programme est bien géré.
Fixez un budget clair par personne avant d’annoncer le programme
C’est l’ambiguïté qui fait dérailler la plupart des programmes. Si les employés ne savent pas combien ils peuvent dépenser, certains commanderont trop, d’autres pas assez, et l’administration finit par répondre aux questions de toute façon. Un chiffre clair, communiqué dès le départ, élimine la plupart de ces frictions.
Effectuez le suivi des dépenses au fil du temps
Ce qui semble être une dépense alimentaire mensuelle gérable peut sembler surprenant lorsque vous faites un rapport trimestriel. Suivre les dépenses par personne et les totaux du programme au fur et à mesure facilite l’ajustement des budgets, la justification du programme auprès du Service des finances et souligne les tendances avant qu’elles ne deviennent des problèmes.
Comment DoorDash pour entreprise soutient chaque scénario de dîner de groupe
Gérer des commandes de groupe, des crédits repas individuels et le service de traiteur pour événement avec différents fournisseurs implique une facturation distincte, des personnes-ressources différentes et de multiples façons de suivre les dépenses. Cela ajoute une charge administrative qui s’accumule, jusqu’à ce qu’un membre des finances demande un rapport trimestriel – et qu’il faut y consacrer toute une matinée.
DoorDash pour entreprise gère tout cela à partir d’un seul portail administratif où vous pouvez définir des budgets, suivre les dépenses et obtenir du soutien quand quelque chose tourne mal.
L’équipe Taxwell est un bon exemple de ce à quoi ressemble la bonne structure à grande échelle. En gérant les repas pour plus de 800 employés à travers le pays, l’entreprise a économisé plus de 20 heures par semaine et économisez 61 000 $ en frais de livraison.
La livraison gratuite, c’est un véritable atout. La DashPass nous a permis de constater une nette augmentation de l’utilisation des crédits de repas. De plus, nos employés sont vraiment enthousiastes à propos de cet avantage, surtout avec la hausse du coût des aliments.
Prêt à créer un programme de dîner que votre équipe utilisera réellement? Communiquer avec nous pour savoir comment DoorDash pour entreprise peut vous aider.
