Depuis l’ouverture du premier établissement en 2002, les écoles publiques KIPP en Californie du Nord, connues sous le nom de KIPP NorCal, ont ouvert la voie en offrant aux jeunes de la région la possibilité de bénéficier d’une éducation accessible, inclusive et excellente sur le plan académique. L’organisation gère actuellement 21 écoles à charte dans sept villes : East Palo Alto, Oakland, Redwood City, San Francisco, San Jose, San Lorenzo et Stockton.
Plus de 6 300 élèves sont inscrits dans les écoles KIPP NorCal, des enfants de maternelle qui entrent en classe pour la première fois aux élèves de terminale qui se préparent à obtenir leur diplôme. La mission de l’organisation est de leur donner les moyens de réussir, quelle que soit la voie dans laquelle ils s’engagent.
Toutefois, l’équipe de KIPP NorCal ne se contente pas de soutenir les élèves. Elle veut également s’assurer que le personnel se sente valorisé et récompensé. « Chaque école dispose d’un budget annuel dédié aux prestations et aux cadeaux, explique Chandhardeep Dool, responsable de la comptabilité à KIPP NorCal. L’utilisation de ce budget est laissée à la discrétion des responsables de l’établissement. Ils peuvent l’utiliser pour récompenser le personnel en lui offrant des repas, des cartes-cadeaux, des vêtements ou d’autres fournitures. »
Les employés ne connaissaient pas très bien ce qui était considéré comme des dépenses de repas d’entreprise
L’équipe de KIPP NorCal a toutefois été confrontée à un problème récurrent. Les écoles primaires, intermédiaires et secondaires étant réparties dans différents districts scolaires, la manière dont les membres du personnel utilisaient leurs avantages supplémentaires n’était guère uniforme et ils ne comprenaient pas non plus la marche à suivre pour effectuer des achats et en demander le remboursement. Les erreurs et les divergences sont devenues monnaie courante.
L’absence de processus de dépenses normalisés ne constituait que l’un des aspects qui a posé des problèmes administratifs à KIPP NorCal. « Les employés perdaient leurs reçus, ce qui créait un risque de vérification puisque chaque achat devait être accompagné d’un reçu détaillant les articles », explique Dool.
Mais après avoir examiné de nombreux rapports de dépenses, un détail a attiré l’attention de Dool. Un nombre important d’achats effectués par le personnel concernait des services de livraison de repas. C’est logique : lors d’une journée bien remplie, il est essentiel de manger, mais on n’a pas toujours le temps de coordonner les services de traiteur pour les événements organisés par le personnel ou les programmes parascolaires. Certains membres du personnel commandaient également des livraisons de repas en dehors des heures de cours sur leur carte de crédit KIPP NorCal, bien que cette carte ne soit censée servir qu’à des fins liées à l’école pendant la journée de travail.
En définissant les paramètres appropriés concernant le moment et la manière dont les dépenses de repas d’entreprise peuvent être effectuées, l’équipe de KIPP NorCal espérait créer une situation gagnant-gagnant : elle éliminerait les réclamations erronées, qui, dans les cas les plus graves, pourraient être considérées comme frauduleuses, tout en rendant les services de livraison de repas plus faciles et plus aisément accessibles. Après tout, il a été démontré que le fait d’offrir des repas aux employés est un excellent moyen de leur témoigner de la gratitude pour leur travail et de stimuler la culture d’entreprise.
KIPP NorCal avait besoin d’une nouvelle solution de remboursement des repas des employés
Dool et l’équipe de KIPP NorCal étaient en quête d’une solution qui leur permettrait de s’acquitter de plusieurs missions :
Aider le personnel à comprendre les paramètres relatifs à la commande de repas
Rendre les frais de repas plus efficaces, plus traçables et plus conviviaux
Permettre aux administrateurs de collecter et de vérifier facilement les rapports de dépenses sur une plateforme centralisée
« Après avoir mené quelques recherches au préalable, nous avons constaté que DoorDash pour entreprise répondait à nos besoins, a déclaré Dool. Nous avons décidé de mettre en œuvre cette solution dans quelques écoles au début, puis de l’étendre à l’ensemble de l’organisation. »
DoorDash pour entreprise fournit des solutions adaptées pour les dépenses de repas d’entreprise
En tant que solution complète, DoorDash pour entreprise a offert les fonctionnalités et la commodité que l’équipe de direction de KIPP NorCal recherchait. Tout d’abord, elle a été en mesure de fixer des limites sur le moment et l’endroit où la livraison de nourriture était autorisée, éliminant ainsi les problèmes liés aux commandes effectuées en dehors du site ou après les heures de travail. « Je peux savoir qui commande où, qui utilise quoi, et je peux ajouter ou supprimer des personnes du compte », explique Dool.
Cette commodité profite aussi bien aux écoles qu’à leur personnel enseignant. Grâce à DoorDash pour entreprise, le personnel peut commander de la nourriture auprès de nombreux fournisseurs en fonction de leurs préférences personnelles, pas seulement dans des restaurants, mais aussi dans des épiceries. « Le budget et les limites de commandes de groupe que les écoles peuvent fixer elles-mêmes sont un atout majeur, a ajouté Dool. DoorDash pour entreprise aide chaque école à suivre ses dépenses. Puisque nous sommes financés par des fonds publics, nos dépenses sont publiques. Il est donc très important d’en avoir connaissance et d’en assurer le suivi. »
Pour Dool et l’équipe de KIPP NorCal, l’installation et l’intégration se sont déroulées sans accroc. « Notre gestionnaire de compte a été formidable. Elle nous a fourni un dossier rempli d’éléments expliquant comment commencer, a-t-il déclaré. C’était très simple, agréable et facile à utiliser. » En outre, l’ouverture d’un compte d’entreprise est gratuite, ce qui rend DoorDash pour entreprise plus abordable que les autres applications de livraison.
Selon Dool, les réactions ont été extrêmement positives de la part des personnes qui utilisent DoorDash pour entreprise et qui tiennent la comptabilité. « Si quiconque a besoin de trouver une facture, nous pouvons simplement nous connecter et la trouver de cette façon au lieu de fouiller les courriels », a-t-il affirmé. Grâce au portail centralisé, toutes les factures et tous les comptes restent au même endroit. Pour les administrateurs de KIPP NorCal, cela a changé la donne.
DoorDash a résolu le problème de remboursement des repas des employés
Avec l’ouverture de deux nouvelles écoles à Stockton en 2024 et 2025, KIPP NorCal prévoit de disposer d’un effectif régional de plus de 1 000 employés, et DoorDash pour entreprise leur offrira la liberté dont ils ont besoin pour budgétiser leurs commandes de nourriture en fonction de leurs besoins spécifiques.
« Chaque école est différente, de par sa communauté et son adresse, son budget et ses besoins, et ses employés. Ainsi, la flexibilité qu’offre DoorDash pour entreprise est vraiment géniale, a déclaré Dool. Si je devais donner un conseil à une autre organisation comme la nôtre, ce serait que DoorDash pour entreprise est idéale pour assurer le suivi des factures et des budgets. C’est une solution conviviale, tout est centralisé en un seul endroit, et elle est peu coûteuse. »
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