Planifier les repas au bureau avec un budget serré comporte un piège bien particulier : le budget est approuvé, la commande est passée, et malgré tout, le résultat semble insuffisant. Vous n’avez pas dépensé trop peu, mais l’argent a quand même été alloué aux mauvaises choses.
Bien nourrir un groupe avec un budget dépend surtout de savoir quels choix influencent réellement le coût et lesquels donnent simplement l’impression que la commande est bien structurée. Voici où se trouvent les vraies économies — et comment en profiter sans que cela se voie dans les repas.
Ce qui fait réellement varier le coût de la restauration au bureau, à la hausse comme à la baisse
Le coût de la restauration au bureau dépend presque entièrement de quelques décisions que vous contrôlez, et non d’un tarif fixe du marché. Il est utile de comprendre précisément ce pour quoi vous payez. Le coût d’une commande de traiteur dépend de quelques facteurs clés, et la plupart relèvent de vos choix, pas de coûts fixes.
La précision du nombre de personnes est le facteur le plus déterminant. Commandez pour toutes les personnes invitées, et vous paierez aussi pour la douzaine de personnes qui ne se présentent jamais. Le format vient ensuite, car les plateaux à partager et les boîtes individuelles entraînent des coûts très différents pour un même type de repas. Ensuite, viennent la complexité du menu, le délai de commande et les ajouts de fin comme la livraison, l’installation et les frais de service.
Les données varient considérablement selon la ville et le type de cuisine, c’est pourquoi il est utile d’avoir une idée de ce qu’il faut prévoir par personne avant de commencer. À partir de là, ce sont les choix ci-dessous qui font réellement varier le coût.
Choisissez un format traiteur qui nourrit plus de gens pour moins cher
Le format que vous choisissez a généralement plus d’impact sur la facture que le menu lui-même. Vous pouvez servir le même poulet, le même riz et les mêmes légumes rôtis de deux façons, et l’une coûtera systématiquement plus cher par personne. La différence est l’emballage et la façon dont cela est réparti en portions.
Les repas emballés individuellement, c’est là que le prix augmente. Ils ont fière allure, alignés sur une table, chaque boîte étiquetée et chaque portion prédéfinie. Mais ils sont facturés par personne, donc le coût augmente en ligne droite avec le nombre de personnes et ne redescend jamais. Douze personnes, douze boîtes. Quarante personnes, quarante boîtes. Il n’y a aucun effet d’économie d’échelle dont on puisse profiter.
Ces options de traiteur à faible coût changent la donne :
Les plateaux à partager permettent d’en servir plus que les repas en boîtes individuelles.
Un demi-plateau de zitis cuits au four coûte le même prix, qu’il y ait neuf ou onze personnes dans la salle. Vous payez pour le volume, donc quelques invités surprises ne feront pas exploser la commande. Cette flexibilité vaut de l’argent réel pour un événement récurrent où le nombre de participants change d’une semaine à l’autre.
Les plateaux ne paraissent généreux que si vous les complétez bien. Un seul plat de pâtes posé sur une table pliante donne l’impression que ce n’est pas vraiment réfléchi. Ajoutez une salade verte, du pain, un plateau de légumes rôtis, et les mêmes pâtes ont l’air d’un lunch soigneusement planifié. Les accompagnements coûtent peu au total, mais ils font toute la différence dans la façon dont le repas est perçu.
Les stations où chacun compose son repas permettent à une seule commande de convenir à toute la salle.
Ce format peut fonctionner pour un bar à tacos, une station de pâtes, une station de bols de grains, ou des plateaux de sandwichs avec les garnitures à part. Vous mettez les éléments à disposition, et chacun compose son propre repas.
Les besoins alimentaires se règlent d’eux-mêmes, puisque la personne végane en comptabilité évite le fromage et celle qui ne consomme pas de gluten laisse de côté la tortilla, sans que vous ayez à passer une commande distincte pour l’une ou l’autre. Le gaspillage a tendance à diminuer, puisque personne n’est pris avec une assiette déjà composée dont il ne mange que la moitié. Et comme vous achetez des éléments en vrac plutôt que des repas individuels déjà composés, le coût par personne est généralement plus bas que pour toute autre option que vous pourriez proposer.
Gardez l’option des repas emballés individuellement pour les situations où elle se justifie vraiment, par exemple lors d’un lunch avec un client où la présentation fait partie de l’argumentaire, ou pour une équipe ayant une allergie sérieuse nécessitant une séparation complète. En dehors de ces cas, le surplus pour les lunchs en boîte, c’est de l’argent investi dans une présentation dont vous n’avez pas toujours besoin.
Construisez le menu autour de plats qui coûtent moins cher et qui restent savoureux
Certains aliments offrent simplement plus pour votre argent, et ce sont justement ceux que les gens ont réellement envie de manger. Les pâtes sont l’option la plus évidente et la plus fiable. Quelques plateaux de grande taille suffisent à servir de nombreuses personnes, ils se tiennent bien même après une heure à température ambiante, et plaisent à la plupart des gens. Les bols de riz et de grains remplissent le même rôle, avec une touche plus fraîche. Les plateaux de charcuterie et de mezzés permettent d’en servir davantage, puisque le pain et les accompagnements occupent une place importante dans l’assiette.
Pour éviter qu’un menu à petit budget ne donne une impression bon marché, concentrez l’essentiel de vos dépenses sur un seul plat. Faites-en le plat principal, quelque chose de chaud et d’un peu généreux, puis laissez des options d’accompagnement plus économiques compléter le tout. Un bon poulet braisé, servi avec du riz nature et une salade relevée, donne une impression plus riche que quatre plats principaux moyens qui se partagent le même budget.
Puis, éliminez ce qui coûte cher pour des raisons qui ne se rendent jamais jusqu’à l’assiette. Desserts en portions individuelles, protéines haut de gamme servies en quantités que personne ne termine, emballages de marque. Aucun de ces éléments n’améliore le goût du repas.
Adaptez le repas au contexte plutôt que d’opter systématiquement pour un lunch.
Pour le traiteur en milieu de bureau, le lunch est souvent le choix par défaut, et c’est aussi la plage horaire la plus coûteuse. Un repas chaud complet pour un groupe coûte plus cher par personne que presque toute autre option, donc cela vaut la peine de se demander si la situation l’exige réellement.
Plusieurs situations ne le nécessitent pas. Une réunion matinale ou une formation qui commence à 9 h est de toute façon mieux servie par un traiteur pour le déjeuner, et une offre de viennoiseries, de fruits et de bon café coûte une fraction du prix d’un lunch de traiteur. Les séances en après-midi se prêtent très bien à une table de type collation, avec du fromage, des craquelins et des trempettes dans lesquelles on pige entre deux réunions.
Une collation d’après-midi peut aussi faire d’une pierre deux coups : offrir un petit moment agréable à l’équipe, le genre de récompense sous forme de lunch sans le prix d’un repas assis. Adaptez les plats au type de rassemblement, et vous dépenserez généralement moins sans que personne n’ait l’impression d’y perdre.
Habitudes de commande pour réduire la facture de traiteur
Quelques habitudes au moment de commander permettent d’économiser plus que n’importe quel changement de menu, et elles ne coûtent rien.
Commandez en fonction du nombre de participants confirmés, pas de votre liste d’invités. L’écart entre les deux représente du pur gaspillage, et il est généralement plus important qu’on ne le pense. Si vous commandez pour un grand groupe, c’est généralement là que se situe la majeure partie des dépenses excessives.
Limitez le nombre de plats différents. Trois options bien exécutées valent mieux que sept demi-portions, et les commandes plus simples sont généralement plus avantageuses.
Prévoyez un délai suffisant. Les commandes de dernière minute s’accompagnent de prix de dernière minute, de moins d’options abordables et de frais urgents que vous n’aviez pas prévus.
Vérifiez le total complet avant de confirmer. Les frais de livraison, d’installation et de service s’additionnent au moment de passer à la caisse, et c’est là qu’une commande raisonnable devient coûteuse.
Prévoyez volontairement un léger surplus. Une petite marge vaut mieux que de manquer de nourriture devant un groupe, et le coût d’un plateau supplémentaire est rarement ce qui fait dépasser un budget de traiteur.
Deux alternatives à moindre coût lorsque le service de traiteur dépasse vos besoins
Parfois, la commande avec service de traiteur la moins coûteuse est celle que vous ne passez pas, parce que le traiteur n’était tout simplement pas l’option adaptée à l’événement.
Si tout le monde est au bureau et que vous voulez simplement qu’ils mangent, une commande de groupe est souvent plus avantageuse qu’un service en plateaux. Chaque personne commande son repas jusqu’à la limite que vous avez fixée, vous ne payez que pour ce qui est réellement pris, et personne n’a à partager un plat commun. C’est surtout adapté aux lunchs d’équipe réguliers, où le choix individuel compte davantage qu’un repas partagé.
Pour les repas récurrents, les économies viennent du fait de mettre en place une seule fois et de laisser le tout rouler. Le Gestionnaire de repas permet de gérer des commandes récurrentes selon un horaire, ce qui vous offre des prix plus stables et réduit considérablement la gestion hebdomadaire.
Ces deux options sont différentes du service en plateaux, alors choisissez en fonction des besoins réels du repas.
Commandez des options de traiteur à faible coût avec DoorDash pour entreprise
Le traiteur à faible coût fonctionne lorsqu’on investit là où ça se voit, et qu’on réduit les dépenses ailleurs. Vous pourrez nourrir le même groupe tout aussi efficacement, à un coût nettement inférieur. Réduisez les dépenses pour les éléments qui ne changent pas l’expérience du repas, comme l’emballage superflu, un trop grand nombre de plats au menu ou les quantités commandées en trop pour des personnes qui pourraient ne pas être présentes.
Lorsque vous êtes prêt à commander, vous pouvez configurer et passer une commande de traiteur pour votre prochain événement avec DoorDash.
